Integritetspolicy

1. Inledning och omfattning

Denna integritetspolicy gäller för alla personuppgifter som samlas in och behandlas av Rent Car Warsaw, en biluthyrningstjänst som är verksam i Warszawa, Masoviska vojvodskapet, Polen. Policyn reglerar uppgifter som samlas in när du besöker vår webbplats på rentcarwarsaw.com, gör en bokningsförfrågan, slutför en reservation, kontaktar vår kundsupport eller på annat sätt interagerar med våra tjänster.

Vi är fast beslutna att skydda din integritet i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (allmänna dataskyddsförordningen, "GDPR"), den polska lagen om skydd av personuppgifter av den 10 maj 2018 samt all tillämplig polsk och EU-rättslig dataskyddslagstiftning.

Genom att använda vår webbplats eller boka ett fordon hos oss bekräftar du att du har läst och förstått denna policy. Om du har några frågor, vänligen kontakta oss på [email protected] innan du går vidare.

2. Personuppgiftsansvarig

Den personuppgiftsansvarige för dina personuppgifter är:

Rent Car Warsaw
Warszawa, Masoviska vojvodskapet, Polen
E-post: [email protected]
Telefon: +1 (859) 961-2952

Som personuppgiftsansvarig bestämmer vi ändamålen med och medlen för hur dina personuppgifter behandlas. När vi anlitar tredje parter som personuppgiftsbiträden - till exempel betalningsleverantörer eller försäkringspartners - ser vi till att lämpliga personuppgiftsbiträdesavtal finns på plats.

3. Information vi samlar in

Vi samlar in följande kategorier av personuppgifter i samband med att vi tillhandahåller biluthyrningstjänster i Warszawa och i den bredare regionen Masoviska vojvodskapet:

3.1 Personuppgifter för identifiering

• Fullständigt namn och födelsedatum
• E-postadress och telefonnummer
• Bostadsadress
• Körkortsnummer, utfärdandeland och giltighetstid
• Pass- eller nationellt ID-kortsnummer (när det krävs för gränsöverskridande uthyrning)

3.2 Boknings- och hyresuppgifter

• Upphämtnings- och återlämningsplatser (t.ex. Warszawa Chopin Airport, Modlin Airport, hotell i centrum)
• Hyresdatum, hyreslängd och vald fordonskategori
• Ytterligare tjänster som begärts (barnstol, GPS, utökat försäkringsskydd)
• Enkelresedestinationer (t.ex. Warszawa till Kraków, Warszawa till Gdańsk)
• Bokningsbekräftelsenummer och hyresavtalsuppgifter

3.3 Betalningsinformation

Vi lagrar inte fullständiga betalkortsuppgifter på våra egna servrar. Betalningstransaktioner hanteras av certifierade tredjepartsleverantörer som uppfyller Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS). Vi kan spara begränsade transaktionsreferenser (såsom delvisa kortnummer eller transaktions-ID:n) enbart i syfte att hantera återbetalningar eller lösa tvister. Vår tjänst är utformad för att stödja betalning med betalkort utan deposition.

3.4 Surfnings- och tekniska uppgifter

• IP-adress och ungefärlig geografisk plats
• Webbläsartyp, version och enhetsidentifierare
• Besökta sidor, tid på webbplatsen och hänvisningskälla
• Cookieidentifierare och sessionsdata (se vår policy för cookieanvändning)

3.5 Platsdata

Om du samtycker till platstjänster i din webbläsare kan vi samla in ungefärliga geolokaliseringsuppgifter för att föreslå närliggande upphämtningsplatser i Warszawa, inklusive platser nära välkända landmärken som Kungliga slottet, Kultur- och vetenskapspalatset eller Warszawas barbakan. Dessa uppgifter sparas inte längre än den aktiva sessionen, om du inte uttryckligen sparar en föredragen upphämtningsadress.

4. Hur vi använder dina uppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av följande rättsliga grunder och för följande ändamål:

4.1 Fullgörande av avtal

• Bearbetning och bekräftelse av din bilbokning
• Planering av logistik för upphämtning och återlämning på platser i Warszawa
• Samordning med försäkringsbolag för att täcka din hyresperiod
• Utfärdande av hyresavtal, fakturor och kvitton
• Hantering av ändringar, avbokningar och återbetalningar

4.2 Berättigade intressen

• Erbjuda kundsupport före, under och efter din hyra
• Förbättra prestanda, säkerhet och innehåll på vår webbplats
• Upptäcka och förebygga bedrägliga bokningar eller missbruk av våra tjänster
• Upprätthålla interna register för fordonsflotta och operativ planering

4.3 Rättslig efterlevnad

• Uppfylla polsk trafiklagstiftning och försäkringsrapporteringskrav
• Svara på lagliga begäranden från polska myndigheter eller domstolar
• Spara ekonomiska underlag enligt polsk skattelagstiftning (ustawa o rachunkowosci)

4.4 Samtyckesbaserad marknadsföring

Med ditt uttryckliga samtycke kan vi skicka marknadsföringsmejl om erbjudanden, säsongskampanjer och tips om biluthyrning i Warszawa och Polen. Du kan när som helst återkalla detta samtycke genom att klicka på avregistreringslänken i ett marknadsföringsmejl eller genom att kontakta oss direkt på [email protected]. Återkallandet påverkar inte lagligheten i den behandling som utförts före återkallelsen.

5. Delning av uppgifter med tredje part

Vi säljer inte dina personuppgifter. Vi delar dem endast i följande situationer med betrodda partners som genom avtal är skyldiga att skydda dem:

• Betalningsleverantörer: PCI-DSS-kompatibla leverantörer som hanterar korttransaktioner för vår räkning. De får endast de uppgifter som krävs för att godkänna och behandla betalningar.
• Försäkringsbolag: Licensierade försäkringsgivare verksamma i Polen som behöver föraruppgifter för att teckna den hyrbilsförsäkring som ingår i din bokning.
• Integratörer för boknings- och fordonsflottahantering: Teknikpartners som driver vårt bokningssystem och hjälper till att samordna tillgängliga fordon vid upphämtningsplatser i Warszawa.
• Juridiska och regulatoriska myndigheter: När det krävs enligt tillämplig polsk eller EU-rätt, inklusive vid en trafikincident, parkeringsöverträdelse eller domstolsbeslut.

Alla tredjepartsbiträden är skyldiga att behandla uppgifter endast enligt våra dokumenterade instruktioner och att upprätthålla lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

6. Lagringsperioder för uppgifter

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka de samlades in, eller så länge som lagen kräver:

• Boknings- och hyresuppgifter: Sparas i 5 år från hyresperiodens slut, i enlighet med polska civil- och handelsrättsliga skyldigheter.
• Ekonomiska uppgifter och faktureringsuppgifter: Sparas i 5 år enligt polska redovisningsregler.
• Kundsupportkommunikation: Sparas i upp till 2 år efter att ärendet har lösts.
• Register över marknadsföringssamtycke: Sparas tills samtycket återkallas, plus 1 år därefter för revisionsändamål.
• Webbanalys och surfddata: Aggregerade uppgifter sparas i upp till 26 månader; individuella sessionsdata raderas efter 13 månader.

När uppgifterna inte längre behövs raderas eller anonymiseras de på ett säkert sätt i enlighet med våra interna rutiner för datalagring.

7. Dina rättigheter enligt GDPR

Som registrerad enligt EU- och polsk lag har du följande rättigheter avseende dina personuppgifter:

• Rätt till tillgång: Du kan begära en kopia av de personuppgifter vi har om dig, kostnadsfritt, inom 30 dagar från din begäran.
• Rätt till rättelse: Du kan be oss korrigera felaktiga eller ofullständiga uppgifter vi har om dig, inklusive uppgifter om ditt körkort eller dina kontaktuppgifter.
• Rätt till radering: Du kan begära att dina personuppgifter raderas när de inte längre är nödvändiga för det ändamål för vilket de samlades in, med förbehåll för våra rättsliga lagringsskyldigheter.
• Rätt till dataportabilitet: När behandlingen grundar sig på ditt samtycke eller ett avtal kan du begära att vi lämnar ut dina uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.
• Rätt att invända: Du kan när som helst invända mot behandling som grundar sig på våra berättigade intressen eller mot direktmarknadsföring.
• Rätt till begränsning av behandling: Du kan begära att vi begränsar hur vi använder dina uppgifter i vissa situationer, till exempel medan en begäran om rättelse utreds.
• Rätt att återkalla samtycke: När behandlingen grundar sig på samtycke kan du återkalla det när som helst utan att det påverkar lagligheten i tidigare behandling.

För att utöva någon av dessa rättigheter, vänligen kontakta oss på [email protected]. Vi svarar inom 30 dagar. Du har också rätt att lämna in ett klagomål till den polska tillsynsmyndigheten: ordföranden för Personuppgiftsmyndigheten (Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych, UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polen.

8. Säkerhetsåtgärder för uppgifter

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot oavsiktlig förlust, obehörig åtkomst, utlämnande, ändring eller förstörelse. Dessa åtgärder omfattar:

• TLS-kryptering för all data som överförs mellan din webbläsare och våra servrar
• Åtkomstkontroller som begränsar åtkomsten till behörig personal
• Regelbundna säkerhetsgranskningar och rutiner för programuppdateringar
• Due diligence av tredjepartsbiträden och avtalsenliga dataskyddsskyldigheter
• Pseudonymisering av personuppgifter där det är lämpligt för analysändamål

Även om vi strävar efter att skydda dina uppgifter är ingen överföring över internet eller elektronisk lagring 100 % säker. Om du misstänker att dina uppgifter har missbrukats, vänligen kontakta oss omedelbart.

9. Internationella överföringar av uppgifter

Våra huvudsakliga behandlingar av personuppgifter sker inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Om någon tredjepartsleverantör behandlar uppgifter utanför EES säkerställer vi att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats, såsom standardavtalsklausuler godkända av Europeiska kommissionen, för att säkerställa en likvärdig nivå av dataskydd.

10. Uppdateringar av policyn

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy från tid till annan för att återspegla förändringar i våra rutiner, tjänster eller rättsliga skyldigheter. När vi gör väsentliga ändringar uppdaterar vi ikraftträdandedatumet högst upp på denna sida och, där det är lämpligt, meddelar vi dig via e-post. Vi uppmuntrar dig att regelbundet granska denna policy. Fortsatt användning av vår webbplats eller våra tjänster efter ändringar innebär att du accepterar den uppdaterade policyn.

Denna policy granskades och uppdaterades senast 2024.

11. Kontakt för integritetsfrågor

Om du har några frågor, funderingar eller begäranden som rör denna integritetspolicy eller våra rutiner för databehandling, vänligen kontakta oss:

[email protected]
Warszawa, Masoviska vojvodskapet, Polen
+1 (859) 961-2952

Vi strävar efter att svara på alla integritetsrelaterade förfrågningar inom 5 arbetsdagar. För formella begäranden om registrerades rättigheter svarar vi inom 30 kalenderdagar enligt GDPR artikel 12.