Persónuverndarstefna

1. Inngangur og gildissvið

Þessi persónuverndarstefna gildir um allar persónuupplýsingar sem Rent Car Warsaw safnar og vinnur með, en fyrirtækið rekur bílaleiguþjónustu í Varsjá í Masovíu-héraði í Póllandi. Hún tekur til gagna sem safnað er þegar þú heimsækir vefsíðuna okkar á rentcarwarsaw.com, sendir fyrirspurn um bókun, klárar pöntun, hefur samband við þjónustuver okkar eða átt í annarri samskiptum við þjónustuna okkar.

Við erum staðráðin í að vernda friðhelgi þína í samræmi við reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 (almennu persónuverndarreglugerðina, „GDPR“), pólsku lögin um vernd persónuupplýsinga frá 10. maí 2018 og öll viðeigandi pólsk og evrópsk lög um gagnavernd.

Með því að nota vefsíðuna okkar eða bóka ökutæki hjá okkur staðfestir þú að þú hafir lesið og skilið þessa stefnu. Ef þú hefur einhverjar spurningar, hafðu samband við okkur á [email protected] áður en þú heldur áfram.

2. Ábyrgðaraðili gagna

Ábyrgðaraðili gagna sem ber ábyrgð á persónuupplýsingum þínum er:

Rent Car Warsaw
Warsaw, Masovian Voivodeship, Poland
Email: [email protected]
Phone: +1 (859) 961-2952

Sem ábyrgðaraðili gagna ákveðum við tilgang og aðferðir við vinnslu persónuupplýsinga þinna. Þegar við notum þriðju aðila sem vinnsluaðila - svo sem greiðsluþjónustur eða tryggingaaðila - tryggjum við að viðeigandi gagnavinnslusamningar séu til staðar.

3. Upplýsingar sem við söfnum

Við söfnum eftirfarandi flokkum persónuupplýsinga í tengslum við bílaleiguþjónustu í Varsjá og víðar í Masovíu-héraði:

3.1 Persónuauðkennisgögn

• Fullt nafn og fæðingardagur
• Tölvupóstfang og símanúmer
• Heimilisfang
• Ökuskírteinisnúmer, útgáfuland og gildistími
• Vegabréfs- eða kennitölunúmer (þar sem þess er krafist fyrir leigu yfir landamæri)

3.2 Bókunar- og leigugögn

• Afhendingar- og skilastaðir (t.d. Varsjá Chopin-flugvöllur, Modlin-flugvöllur, hótel í miðbænum)
• Leigudagar, lengd og valinn ökutækjaflokkur
• Viðbótarþjónusta sem óskað er eftir (barnastóll, GPS, aukin trygging)
• Leigur á aðra leið (t.d. Varsjá til Kraká, Varsjá til Gdansk)
• Bókunarnúmer og skráningarupplýsingar leigusamnings

3.3 Greiðsluupplýsingar

Við geymum ekki fullar greiðslukortaupplýsingar á okkar eigin netþjónum. Greiðslufærslur eru unnar af vottaðri greiðsluþjónustu þriðja aðila sem uppfyllir öryggisstaðal greiðslukortaiðnaðarins (PCI-DSS). Við kunnum að varðveita takmarkaðar færslutilvísanir (svo sem hluta kortanúmera eða færsluauðkenni) eingöngu í þeim tilgangi að meðhöndla endurgreiðslur eða leysa ágreining. Þjónustan okkar er hönnuð til að styðja greiðslur með debetkorti án tryggingarfjárbindingar.

3.4 Vafra- og tæknigögn

• IP-tala og áætluð staðsetning
• Vafri, útgáfa og auðkenni tækis
• Síður sem heimsóttar eru, tími á vefnum og uppruni heimsóknar
• Vefkökuauðkenni og lotugögn (sjá stefnu okkar um notkun vefkaka)

3.5 Staðsetningargögn

Ef þú veitir samþykki fyrir staðsetningarþjónustu í vafranum þínum kunnum við að safna áætluðum staðsetningargögnum til að benda á nærliggjandi afhendingarstaði í Varsjá, þar á meðal staði nálægt þekktum kennileitum á borð við Konungskastalann, Menningar- og vísindahöllina eða Varsjárbarbakan. Þessi gögn eru ekki geymd lengur en meðan á virku lotunni stendur nema þú vistir sérstaklega valið afhendingarheimilisfang.

4. Hvernig við notum gögnin þín

Við vinnum með persónuupplýsingar þínar á eftirfarandi lagagrundvelli og í eftirfarandi tilgangi:

4.1 Framkvæmd samnings

• Vinnsla og staðfesting á bílaleigubókun þinni
• Skipulagning á afhendingu og skilum ökutækis á stöðum í Varsjá
• Samvinna við tryggingaaðila um vernd á leigutímanum
• Útgáfa leigusamninga, reikninga og kvittana
• Meðhöndlun breytinga, afbókana og endurgreiðslna

4.2 Lögmætir hagsmunir

• Að veita þjónustuver fyrir, á meðan og eftir leigu
• Að bæta afköst, öryggi og efni vefsíðunnar okkar
• Að greina og koma í veg fyrir sviksamlegar bókanir eða misnotkun á þjónustunni okkar
• Að halda innri skrár fyrir flotastjórnun og rekstraráætlanir

4.3 Lagaleg skylda

• Að uppfylla pólsk umferðarlög og skyldur varðandi tilkynningar til tryggingafélaga
• Að svara lögmætum beiðnum frá pólskum yfirvöldum eða dómstólum
• Að varðveita fjárhagsgögn eins og krafist er samkvæmt pólskum skattalögum (ustawa o rachunkowosci)

4.4 Markaðssetning byggð á samþykki

Með skýru samþykki þínu kunnum við að senda þér kynningarpósta um tilboð, árstíðabundin sértilboð og ráð um bílaleigu í Varsjá og Póllandi. Þú getur afturkallað þetta samþykki hvenær sem er með því að smella á afskráningarhlekkinn í markaðspósti eða með því að hafa beint samband við okkur á [email protected]. Afturköllun samþykkis hefur ekki áhrif á lögmæti vinnslu sem fór fram áður en samþykkið var afturkallað.

5. Gagnamiðlun með þriðju aðilum

Við seljum ekki persónuupplýsingar þínar. Við deilum þeim aðeins við eftirfarandi aðstæður með traustum samstarfsaðilum sem eru samningsbundnir til að vernda þær:

• Greiðsluþjónustur: PCI-DSS-samhæfðir þjónustuaðilar sem annast kortagreiðslur fyrir okkar hönd. Þeir fá aðeins þau gögn sem nauðsynleg eru til að heimila og vinna greiðslur.
• Tryggingaaðilar: Löggilt tryggingafélög sem starfa í Póllandi og þurfa upplýsingar um ökumann til að tryggja leigutrygginguna sem fylgir bókuninni þinni.
• Bókunar- og flotastjórnunarlausnir: Tækniaðilar sem knýja bókunarkerfið okkar og hjálpa til við að samræma framboð ökutækja á afhendingarstöðum í Varsjá.
• Lög- og eftirlitsyfirvöld: Þar sem það er krafist samkvæmt gildandi pólskum eða evrópskum lögum, þar á meðal ef umferðaratvik, bílastæðabrot eða dómsúrskurður er að ræða.

Allir vinnsluaðilar þriðja aðila eru skyldugir til að vinna gögn aðeins samkvæmt skjalfestum fyrirmælum okkar og viðhalda viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum öryggisráðstöfunum.

6. Geymslutími gagna

Við geymum persónuupplýsingar þínar aðeins svo lengi sem nauðsynlegt er vegna þeirra markmiða sem þeim var safnað fyrir, eða eins og lög kveða á um:

• Bókunar- og leiguskrár: Geymdar í 5 ár frá lokum leigutímans, í samræmi við skyldur samkvæmt pólskum einkarétti og viðskiptarétti.
• Fjárhags- og reikningsgögn: Geymd í 5 ár eins og krafist er samkvæmt pólskum reikningsskilareglum.
• Samskipti við þjónustuver: Geymd í allt að 2 ár eftir að fyrirspurn hefur verið leyst.
• Skjöl um samþykki fyrir markaðssetningu: Geymd þar til samþykki er afturkallað, auk 1 árs þar á eftir í endurskoðunarskyni.
• Vefgreiningar- og vafragögn: Samantekin gögn geymd í allt að 26 mánuði; einstök lotugögn eytt eftir 13 mánuði.

Þegar gögn eru ekki lengur nauðsynleg eru þau örugglega eytt eða gerð ópersónugreinanleg í samræmi við innri verklagsreglur okkar um varðveislu gagna.

7. Réttindi þín samkvæmt GDPR

Sem skráður einstaklingur samkvæmt lögum ESB og Póllands hefur þú eftirfarandi réttindi varðandi persónuupplýsingar þínar:

• Réttur til aðgangs: Þú getur óskað eftir afriti af persónuupplýsingum sem við höfum um þig, án endurgjalds, innan 30 daga frá beiðni þinni.
• Réttur til leiðréttingar: Þú getur beðið okkur að leiðrétta rangar eða ófullkomnar upplýsingar sem við höfum um þig, þar á meðal upplýsingar um ökuskírteini eða tengiliðaupplýsingar.
• Réttur til eyðingar: Þú getur óskað eftir eyðingu persónuupplýsinga þinna þegar þeirra er ekki lengur þörf í þeim tilgangi sem þeim var safnað fyrir, með fyrirvara um lagaskyldur okkar um varðveislu.
• Réttur til gagnaflutnings: Þegar vinnsla byggist á samþykki þínu eða samningi getur þú óskað eftir að við afhendum gögnin þín á skipulögðu, algengu og vélrænt lesanlegu sniði.
• Réttur til andmæla: Þú getur andmælt vinnslu sem byggist á lögmætum hagsmunum okkar eða beinni markaðssetningu hvenær sem er.
• Réttur til að takmarka vinnslu: Þú getur óskað eftir að við takmörkum hvernig við notum gögnin þín við ákveðnar aðstæður, til dæmis á meðan beiðni um leiðréttingu er til skoðunar.
• Réttur til að afturkalla samþykki: Þegar vinnsla byggist á samþykki getur þú afturkallað það hvenær sem er án þess að það hafi áhrif á lögmæti fyrri vinnslu.

Til að nýta þér einhver þessara réttinda, hafðu samband við okkur á [email protected]. Við svörum innan 30 daga. Þú átt einnig rétt á að leggja fram kvörtun hjá pólska eftirlitsyfirvaldinu: forseta persónuverndarstofunnar (Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych, UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, Poland.

8. Öryggisráðstafanir vegna gagna

Við innleiðum viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að vernda persónuupplýsingar þínar gegn óvart tapi, óheimilum aðgangi, birtingu, breytingu eða eyðileggingu. Þessar ráðstafanir fela í sér:

• TLS-dulkóðun fyrir öll gögn sem send eru milli vafrans þíns og netþjóna okkar
• Aðgangsstýringar sem takmarka aðgang að gögnum við viðurkennt starfsfólk eingöngu
• Reglulegt öryggismat og uppfærslur á hugbúnaði
• Áreiðanleikakannanir á vinnsluaðilum þriðja aðila og samningsbundnar gagnaverndarskyldur
• Gerviaðgreining persónuupplýsinga þar sem það á við í greiningarskyni

Þótt við leggjum okkur fram um að vernda gögnin þín er engin sending á internetinu eða rafrænt geymslukerfi 100% öruggt. Ef þú grunar misnotkun á gögnum þínum, hafðu strax samband við okkur.

9. Alþjóðleg gagnaflutningur

Helstu gagnavinnsluaðgerðir okkar fara fram innan Evrópska efnahagssvæðisins (EES). Ef einhver þjónustuaðili þriðja aðila vinnur með gögn utan EES tryggjum við að viðeigandi verndarráðstafanir séu til staðar, svo sem staðlaðir samningsskilmálar sem framkvæmdastjórn Evrópusambandsins hefur samþykkt, til að tryggja sambærilegt stig gagnaverndar.

10. Uppfærslur á stefnu

Við kunnum að uppfæra þessa persónuverndarstefnu af og til til að endurspegla breytingar á starfsháttum okkar, þjónustu eða lagaskyldum. Þegar við gerum efnislegar breytingar uppfærum við gildistökudagsetninguna efst á þessari síðu og, þar sem við á, látum þig vita með tölvupósti. Við hvetjum þig til að fara reglulega yfir þessa stefnu. Áframhaldandi notkun á vefsíðunni okkar eða þjónustu eftir breytingar telst samþykki á uppfærðri stefnu.

Þessi stefna var síðast yfirfarin og uppfærð árið 2024.

11. Samskipti vegna persónuverndar

Ef þú hefur einhverjar spurningar, áhyggjur eða beiðnir sem tengjast þessari persónuverndarstefnu eða vinnsluháttum okkar, hafðu samband við okkur:

[email protected]
Warsaw, Masovian Voivodeship, Poland
+1 (859) 961-2952

Við stefnum að því að svara öllum fyrirspurnum um persónuvernd innan 5 virkra daga. Fyrir formlegar beiðnir um réttindi skráðra einstaklinga svörum við innan 30 almanaksdaga eins og krafist er samkvæmt 12. grein GDPR.