Politica de confidențialitate

1. Introducere și domeniu de aplicare

Această Politică de confidențialitate se aplică tuturor datelor cu caracter personal colectate și prelucrate de Rent Car Warsaw, un serviciu de închirieri auto care operează în Varșovia, voievodatul Mazovia, Polonia. Aceasta reglementează datele colectate atunci când vizitezi site-ul nostru la rentcarwarsaw.com, trimiți o cerere de rezervare, finalizezi o rezervare, contactezi echipa noastră de asistență sau interacționezi în alt mod cu serviciile noastre.

Ne angajăm să îți protejăm confidențialitatea în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului (Regulamentul general privind protecția datelor, „GDPR”), Legea poloneză privind protecția datelor cu caracter personal din 10 mai 2018 și toate actele legislative aplicabile din Polonia și UE privind protecția datelor.

Prin utilizarea site-ului nostru sau prin rezervarea unui vehicul la noi, confirmi că ai citit și ai înțeles această politică. Dacă ai întrebări, te rugăm să ne contactezi la [email protected] înainte de a continua.

2. Operatorul de date

Operatorul de date responsabil pentru informațiile tale personale este:

Rent Car Warsaw
Varșovia, voievodatul Mazovia, Polonia
Email: [email protected]
Telefon: +1 (859) 961-2952

În calitate de operator de date, stabilim scopurile și mijloacele prin care sunt prelucrate datele tale personale. Atunci când colaborăm cu procesatori terți - cum ar fi furnizori de plăți sau parteneri de asigurări - ne asigurăm că există acorduri adecvate de prelucrare a datelor.

3. Informațiile pe care le colectăm

Colectăm următoarele categorii de date cu caracter personal în contextul furnizării serviciilor de închirieri auto în Varșovia și în întreaga regiune a voievodatului Mazovia:

3.1 Date de identificare personală

• Numele complet și data nașterii
• Adresa de email și numărul de telefon
• Adresa de domiciliu
• Numărul permisului de conducere, țara emitentă și data expirării
• Numărul pașaportului sau al cărții de identitate naționale (acolo unde este necesar pentru închirieri transfrontaliere)

3.2 Date de rezervare și închiriere

• Locațiile de preluare și predare (de ex., Aeroportul Chopin din Varșovia, Aeroportul Modlin, hoteluri din centrul orașului)
• Datele închirierii, durata și categoria de vehicul selectată
• Servicii suplimentare solicitate (scaun pentru copil, GPS, upgrade de asigurare)
• Destinații pentru închirieri într-un singur sens (de ex., Varșovia - Cracovia, Varșovia - Gdańsk)
• Numerele de confirmare a rezervării și înregistrările contractului de închiriere

3.3 Informații de plată

Nu stocăm pe serverele noastre datele complete ale cardurilor de plată. Tranzacțiile sunt procesate de procesatori terți certificați, care respectă Standardul de securitate a datelor din industria cardurilor de plată (PCI-DSS). Putem păstra doar referințe limitate ale tranzacțiilor (cum ar fi ultimele cifre ale cardului sau ID-uri de tranzacție) exclusiv pentru gestionarea rambursărilor sau soluționarea disputelor. Serviciul nostru este conceput pentru a accepta plăți cu card de debit fără blocarea unui depozit.

3.4 Date de navigare și tehnice

• Adresa IP și locația geografică aproximativă
• Tipul browserului, versiunea și identificatorii dispozitivului
• Paginile vizitate, timpul petrecut pe site și sursa de recomandare
• Identificatori de cookie și date de sesiune (vezi politica noastră privind utilizarea cookie-urilor)

3.5 Date de localizare

Atunci când îți dai consimțământul pentru serviciile de localizare în browser, putem colecta date de geolocalizare aproximative pentru a sugera puncte de preluare din apropiere în Varșovia, inclusiv locații din apropierea unor repere importante precum Castelul Regal, Palatul Culturii și Științei sau Barbacana din Varșovia. Aceste date nu sunt păstrate după încheierea sesiunii active, cu excepția cazului în care salvezi explicit o adresă de preluare preferată.

4. Cum folosim datele tale

Prelucrăm datele tale personale în baza următoarelor temeiuri legale și în următoarele scopuri:

4.1 Executarea unui contract

• Procesarea și confirmarea rezervării tale de închiriere auto
• Organizarea logisticii de preluare și predare a vehiculului în locațiile din Varșovia
• Coordonarea cu furnizorii de asigurări pentru acoperirea perioadei de închiriere
• Emiterea contractelor de închiriere, facturilor și chitanțelor
• Gestionarea modificărilor, anulărilor și rambursărilor

4.2 Interese legitime

• Oferirea de asistență clienților înainte, în timpul și după închiriere
• Îmbunătățirea performanței, securității și conținutului site-ului nostru
• Detectarea și prevenirea rezervărilor frauduloase sau a utilizării abuzive a serviciilor noastre
• Păstrarea evidențelor interne pentru gestionarea flotei și planificarea operațională

4.3 Conformitate legală

• Respectarea legislației rutiere poloneze și a obligațiilor de raportare privind asigurările
• Răspunsul la solicitări legale din partea autorităților sau instanțelor poloneze
• Păstrarea evidențelor financiare conform cerințelor legislației fiscale poloneze (ustawa o rachunkowosci)

4.4 Marketing bazat pe consimțământ

Cu consimțământul tău explicit, îți putem trimite emailuri promoționale despre oferte, promoții sezoniere și sfaturi pentru închirieri auto în Varșovia și Polonia. Poți retrage acest consimțământ în orice moment făcând clic pe linkul de dezabonare din orice email de marketing sau contactându-ne direct la [email protected]. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

5. Partajarea datelor cu terți

Nu vindem datele tale personale. Le partajăm doar în următoarele situații, cu parteneri de încredere care sunt obligați contractual să le protejeze:

• Procesatori de plăți: furnizori conformi PCI-DSS care gestionează tranzacțiile cu cardul în numele nostru. Ei primesc doar datele necesare pentru autorizarea și procesarea plăților.
• Furnizori de asigurări: asigurători autorizați care operează în Polonia și care au nevoie de datele șoferului pentru a emite asigurarea de închiriere inclusă în rezervarea ta.
• Integratori de rezervări și gestionare a flotei: parteneri tehnologici care susțin sistemul nostru de rezervări și ne ajută să coordonăm disponibilitatea vehiculelor în punctele de preluare din Varșovia.
• Autorități legale și de reglementare: atunci când este cerut de legislația aplicabilă din Polonia sau UE, inclusiv în cazul unui incident rutier, al unei contravenții de parcare sau al unei hotărâri judecătorești.

Toți procesatorii terți sunt obligați să prelucreze datele doar conform instrucțiunilor noastre documentate și să mențină măsuri adecvate de securitate tehnică și organizatorică.

6. Perioade de păstrare a datelor

Păstrăm datele tale personale doar atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate sau cât impune legea:

• Înregistrări de rezervare și închiriere: păstrate timp de 5 ani de la încheierea perioadei de închiriere, în conformitate cu obligațiile prevăzute de legislația civilă și comercială poloneză.
• Date financiare și de facturare: păstrate timp de 5 ani, conform reglementărilor contabile poloneze.
• Comunicări cu serviciul de asistență: păstrate până la 2 ani după soluționarea solicitării.
• Înregistrări privind consimțământul pentru marketing: păstrate până la retragerea consimțământului, plus încă 1 an ulterior, în scop de audit.
• Date de analiză a site-ului și de navigare: date agregate păstrate până la 26 de luni; datele individuale de sesiune sunt șterse după 13 luni.

Atunci când datele nu mai sunt necesare, acestea sunt șterse în siguranță sau anonimizate în conformitate cu procedurile noastre interne de retenție a datelor.

7. Drepturile tale în temeiul GDPR

În calitate de persoană vizată, conform legislației UE și poloneze, ai următoarele drepturi cu privire la datele tale personale:

• Dreptul de acces: poți solicita gratuit o copie a datelor personale pe care le deținem despre tine, în termen de 30 de zile de la solicitare.
• Dreptul la rectificare: poți solicita corectarea oricăror date inexacte sau incomplete pe care le deținem despre tine, inclusiv corectarea detaliilor din permisul de conducere sau a informațiilor de contact.
• Dreptul la ștergere: poți solicita ștergerea datelor tale personale atunci când acestea nu mai sunt necesare scopului pentru care au fost colectate, sub rezerva obligațiilor noastre legale de păstrare.
• Dreptul la portabilitatea datelor: atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământul tău sau pe un contract, poți solicita să îți furnizăm datele într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat.
• Dreptul la opoziție: poți obiecta oricând la prelucrarea bazată pe interesele noastre legitime sau la marketingul direct.
• Dreptul la restricționarea prelucrării: poți solicita să limităm modul în care folosim datele tale în anumite situații, de exemplu în timp ce este investigată o cerere de rectificare.
• Dreptul de a retrage consimțământul: atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl poți retrage oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

Pentru a exercita oricare dintre aceste drepturi, te rugăm să ne contactezi la [email protected]. Îți vom răspunde în termen de 30 de zile. De asemenea, ai dreptul să depui o plângere la autoritatea de supraveghere din Polonia: Președintele Oficiului pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych, UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varșovia, Polonia.

8. Măsuri de securitate a datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a-ți proteja datele personale împotriva pierderii accidentale, accesului neautorizat, divulgării, modificării sau distrugerii. Aceste măsuri includ:

• Criptare TLS pentru toate datele transmise între browserul tău și serverele noastre
• Controale de acces care limitează accesul la date doar personalului autorizat
• Evaluări periodice de securitate și proceduri de actualizare a software-ului
• Verificarea prealabilă a procesatorilor terți și obligații contractuale privind protecția datelor
• Pseudonimizarea datelor personale, acolo unde este cazul, în scopuri de analiză

Deși depunem toate eforturile pentru a-ți proteja datele, nicio transmitere prin internet sau sistem electronic de stocare nu este 100% sigură. Dacă suspectezi orice utilizare abuzivă a datelor tale, te rugăm să ne contactezi imediat.

9. Transferuri internaționale de date

Principalele noastre activități de prelucrare a datelor se desfășoară în cadrul Spațiului Economic European (SEE). Atunci când orice furnizor terț prelucrează date în afara SEE, ne asigurăm că există garanții adecvate, cum ar fi Clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană, pentru a asigura un nivel echivalent de protecție a datelor.

10. Actualizări ale politicii

Putem actualiza această Politică de confidențialitate din când în când pentru a reflecta modificări ale practicilor, serviciilor sau obligațiilor noastre legale. Când efectuăm modificări semnificative, vom actualiza data de intrare în vigoare din partea de sus a acestei pagini și, dacă este cazul, te vom notifica prin email. Te încurajăm să revizuiești periodic această politică. Continuarea utilizării site-ului sau serviciilor noastre după orice modificare constituie acceptarea politicii actualizate.

Această politică a fost revizuită și actualizată ultima dată în 2024.

11. Contact pentru întrebări privind confidențialitatea

Dacă ai întrebări, nelămuriri sau solicitări legate de această Politică de confidențialitate sau de practicile noastre de prelucrare a datelor, te rugăm să ne contactezi:

[email protected]
Varșovia, voievodatul Mazovia, Polonia
+1 (859) 961-2952

Ne propunem să răspundem tuturor solicitărilor legate de confidențialitate în termen de 5 zile lucrătoare. Pentru cererile formale privind drepturile persoanei vizate, vom răspunde în termen de 30 de zile calendaristice, conform articolului 12 din GDPR.