Privatlivspolitik

1. Introduktion og anvendelsesområde

Denne privatlivspolitik gælder for alle personoplysninger, der indsamles og behandles af Rent Car Warsaw, en biludlejningstjeneste med drift i Warszawa, Masoviske Voivodskab, Polen. Den regulerer data, der indsamles, når du besøger vores hjemmeside på rentcarwarsaw.com, sender en bookingforespørgsel, gennemfører en reservation, kontakter vores kundesupport eller på anden måde interagerer med vores tjenester.

Vi er forpligtet til at beskytte dit privatliv i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 (databeskyttelsesforordningen, "GDPR"), den polske lov om beskyttelse af personoplysninger af 10. maj 2018 samt al gældende polsk og EU-databeskyttelseslovgivning.

Ved at bruge vores hjemmeside eller booke et køretøj hos os bekræfter du, at du har læst og forstået denne politik. Hvis du har spørgsmål, bedes du kontakte os på [email protected] før du fortsætter.

2. Dataansvarlig

Den dataansvarlige for dine personoplysninger er:

Rent Car Warsaw
Warszawa, Masoviske Voivodskab, Polen
Email: [email protected]
Telefon: +1 (859) 961-2952

Som dataansvarlig fastlægger vi formålene med og midlerne til behandlingen af dine personoplysninger. Når vi anvender tredjepartsdatabehandlere - såsom betalingsudbydere eller forsikringspartnere - sikrer vi, at der er indgået passende databehandleraftaler.

3. Oplysninger, vi indsamler

Vi indsamler følgende kategorier af personoplysninger i forbindelse med levering af biludlejningstjenester i Warszawa og det øvrige Masoviske Voivodskab:

3.1 Personlige identifikationsoplysninger

• Fulde navn og fødselsdato
• Emailadresse og telefonnummer
• Bopælsadresse
• Kørekortnummer, udstedelsesland og udløbsdato
• Pas- eller nationalt ID-kortnummer (hvor det kræves ved grænseoverskridende leje)

3.2 Booking- og lejedata

• Afhentnings- og afleveringssteder (f.eks. Warszawa Chopin Lufthavn, Modlin Lufthavn, hoteller i centrum)
• Lejedatoer, varighed og valgt bilkategori
• Ekstra ydelser, du har anmodet om (barnesæde, GPS, opgradering af forsikring)
• Envejslejedestinationer (f.eks. Warszawa til Krakow, Warszawa til Gdansk)
• Bookingbekræftelsesnumre og lejeaftaleregistreringer

3.3 Betalingsoplysninger

Vi gemmer ikke fulde betalingskortoplysninger på vores egne servere. Betalingstransaktioner behandles af certificerede tredjepartsbetalingsudbydere, som overholder Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS). Vi kan opbevare begrænsede transaktionsreferencer (såsom delvise kortnumre eller transaktions-ID'er) udelukkende med henblik på at håndtere tilbagebetalinger eller løse tvister. Vores service er designet til at understøtte betaling med debetkort uden depositumspålæg.

3.4 Browsing- og tekniske data

• IP-adresse og omtrentlig geografisk placering
• Browsertype, version og enhedsidentifikatorer
• Besøgte sider, tid brugt på siden og henvisningskilde
• Cookie-identifikatorer og sessionsdata (se vores politik for cookieanvendelse)

3.5 Lokaliseringsdata

Hvis du giver samtykke til lokationstjenester i din browser, kan vi indsamle omtrentlige geolokaliseringsdata for at foreslå afhentningssteder i nærheden i Warszawa, herunder steder tæt på kendte vartegn som Det Kongelige Slot, Kultur- og Videnskabspaladset eller Warszawa Barbican. Disse data gemmes ikke ud over den aktive session, medmindre du udtrykkeligt gemmer en foretrukken afhentningsadresse.

4. Sådan bruger vi dine data

Vi behandler dine personoplysninger på følgende retsgrundlag og til følgende formål:

4.1 Opfyldelse af en kontrakt

• Behandling og bekræftelse af din bilbooking
• Planlægning af logistik for afhentning og aflevering på steder i Warszawa
• Koordinering med forsikringsudbydere for at dække din lejeperiode
• Udstedelse af lejeaftaler, fakturaer og kvitteringer
• Håndtering af ændringer, aflysninger og tilbagebetalinger

4.2 Legitime interesser

• Kundesupport før, under og efter din leje
• Forbedring af vores hjemmesides ydeevne, sikkerhed og indhold
• Opdagelse og forebyggelse af svigagtige bookinger eller misbrug af vores tjenester
• Vedligeholdelse af interne optegnelser til flådestyring og driftsplanlægning

4.3 Lovmæssig overholdelse

• Overholdelse af polsk færdselslovgivning og forsikringsrapporteringsforpligtelser
• Besvarelse af lovlige anmodninger fra polske myndigheder eller domstole
• Opbevaring af finansielle optegnelser som krævet i henhold til polsk skattelovgivning (ustawa o rachunkowosci)

4.4 Samtykkebaseret markedsføring

Med dit udtrykkelige samtykke kan vi sende dig markedsføringsmails om tilbud, sæsontilbud og tips til biludlejning i Warszawa og Polen. Du kan til enhver tid trække dette samtykke tilbage ved at klikke på afmeldingslinket i en hvilken som helst marketingmail eller ved at kontakte os direkte på [email protected]. Tilbagetrækning af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er udført før tilbagetrækningen.

5. Deling af data med tredjeparter

Vi sælger ikke dine personoplysninger. Vi deler dem kun i følgende tilfælde med betroede partnere, som er kontraktligt forpligtet til at beskytte dem:

• Betalingsudbydere: PCI-DSS-kompatible udbydere, som håndterer korttransaktioner på vores vegne. De modtager kun de data, der er nødvendige for at godkende og behandle betalinger.
• Forsikringsudbydere: Autoriserede forsikringsselskaber, der opererer i Polen, og som har brug for føreroplysninger for at tegne den lejeforsikring, der er inkluderet i din booking.
• Booking- og flådestyringsintegratorer: Teknologipartnere, som driver vores reservationssystem og hjælper med at koordinere biltilgængelighed på tværs af afhentningssteder i Warszawa.
• Juridiske og regulerende myndigheder: Hvor det kræves i henhold til gældende polsk eller EU-lovgivning, herunder i tilfælde af en trafikulykke, parkeringsovertrædelse eller retskendelse.

Alle tredjepartsdatabehandlere er forpligtet til kun at behandle data efter vores dokumenterede instruktioner og til at opretholde passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

6. Opbevaringsperioder for data

Vi opbevarer kun dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for de formål, de blev indsamlet til, eller så længe loven kræver det:

• Booking- og lejeoptegnelser: Opbevares i 5 år fra lejeperiodens afslutning i overensstemmelse med polske civil- og handelsretlige forpligtelser.
• Finansielle data og faktureringsdata: Opbevares i 5 år som krævet af polske regnskabsregler.
• Kundesupportkorrespondance: Opbevares i op til 2 år efter, at sagen er afsluttet.
• Optegnelser over markedsføringssamtykke: Opbevares, indtil samtykket trækkes tilbage, plus 1 år derefter til revisionsformål.
• Webanalyse og browsingdata: Aggregerede data opbevares i op til 26 måneder; individuelle sessionsdata slettes efter 13 måneder.

Når data ikke længere er nødvendige, slettes eller anonymiseres de sikkert i overensstemmelse med vores interne procedurer for datalagring.

7. Dine rettigheder i henhold til GDPR

Som registreret efter EU- og polsk lovgivning har du følgende rettigheder i forhold til dine personoplysninger:

• Ret til indsigt: Du kan anmode om en kopi af de personoplysninger, vi har om dig, uden beregning, inden for 30 dage efter din anmodning.
• Ret til berigtigelse: Du kan bede os om at rette eventuelle unøjagtige eller ufuldstændige oplysninger, vi har om dig, herunder rettelser til dine kørekortoplysninger eller kontaktoplysninger.
• Ret til sletning: Du kan anmode om sletning af dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige til det formål, de blev indsamlet til, med forbehold for vores lovpligtige opbevaringsforpligtelser.
• Ret til dataportabilitet: Når behandlingen er baseret på dit samtykke eller en kontrakt, kan du anmode om, at vi giver dig dine data i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
• Ret til indsigelse: Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandling baseret på vores legitime interesser eller mod direkte markedsføring.
• Ret til begrænsning af behandling: Du kan anmode om, at vi begrænser, hvordan vi bruger dine data i visse tilfælde, for eksempel mens en anmodning om berigtigelse undersøges.
• Ret til at trække samtykke tilbage: Når behandlingen er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage uden at påvirke lovligheden af den tidligere behandling.

For at udøve nogen af disse rettigheder bedes du kontakte os på [email protected]. Vi svarer inden for 30 dage. Du har også ret til at indgive en klage til den polske tilsynsmyndighed: Præsidenten for Kontoret for Beskyttelse af Personoplysninger (Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych, UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, Polen.

8. Datasikkerhedsforanstaltninger

Vi implementerer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod utilsigtet tab, uautoriseret adgang, videregivelse, ændring eller ødelæggelse. Disse foranstaltninger omfatter:

• TLS-kryptering for alle data, der overføres mellem din browser og vores servere
• Adgangskontrol, der begrænser datatilgang til kun autoriseret personale
• Regelmæssige sikkerhedsvurderinger og procedurer for softwareopdateringer
• Due diligence af tredjepartsdatabehandlere og kontraktlige databeskyttelsesforpligtelser
• Pseudonymisering af personoplysninger, hvor det er relevant til analyseformål

Selvom vi bestræber os på at beskytte dine data, er ingen overførsel over internettet eller elektronisk lagringssystem 100 % sikker. Hvis du har mistanke om misbrug af dine data, bedes du kontakte os med det samme.

9. Internationale dataoverførsler

Vores primære databehandlingsaktiviteter udføres inden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS). Hvis en tredjepartsleverandør behandler data uden for EØS, sikrer vi, at der er passende garantier på plads, såsom standardkontraktbestemmelser godkendt af Europa-Kommissionen, for at sikre et tilsvarende niveau af databeskyttelse.

10. Opdateringer af politikken

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik fra tid til anden for at afspejle ændringer i vores praksis, tjenester eller juridiske forpligtelser. Når vi foretager væsentlige ændringer, opdaterer vi ikrafttrædelsesdatoen øverst på denne side og giver dig, hvor det er relevant, besked via email. Vi opfordrer dig til jævnligt at gennemgå denne politik. Fortsat brug af vores hjemmeside eller tjenester efter eventuelle ændringer udgør accept af den opdaterede politik.

Denne politik blev senest gennemgået og opdateret i 2024.

11. Kontakt vedrørende privatlivsspørgsmål

Hvis du har spørgsmål, bekymringer eller anmodninger vedrørende denne privatlivspolitik eller vores databehandlingspraksis, bedes du kontakte os:

[email protected]
Warszawa, Masoviske Voivodskab, Polen
+1 (859) 961-2952

Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser om privatliv inden for 5 arbejdsdage. Ved formelle anmodninger om registreredes rettigheder svarer vi inden for 30 kalenderdage som krævet i henhold til GDPR artikel 12.