Politique de confidentialité

1. Introduction et champ d’application

La présente Politique de confidentialité s’applique à toutes les données personnelles collectées et traitées par Rent Car Warsaw, un service de location de voitures opérant à Varsovie, dans la voïvodie de Mazovie, en Pologne. Elle régit les données collectées lorsque vous visitez notre site web à l’adresse rentcarwarsaw.com, effectuez une demande de réservation, finalisez une réservation, contactez notre service client ou interagissez autrement avec nos services.

Nous nous engageons à protéger votre vie privée conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (le Règlement général sur la protection des données, « RGPD »), à la loi polonaise du 10 mai 2018 relative à la protection des données personnelles, ainsi qu’à l’ensemble de la législation applicable en matière de protection des données en Pologne et dans l’Union européenne.

En utilisant notre site web ou en réservant un véhicule auprès de nous, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique. Si vous avez des questions, veuillez nous contacter à l’adresse [email protected] avant de poursuivre.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

Rent Car Warsaw
Varsovie, voïvodie de Mazovie, Pologne
E-mail : [email protected]
Téléphone : +1 (859) 961-2952

En tant que responsable du traitement, nous déterminons les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles. Lorsque nous faisons appel à des sous-traitants tiers - tels que des prestataires de paiement ou des partenaires d’assurance - nous veillons à ce que des accords de traitement des données appropriés soient en place.

3. Informations que nous collectons

Nous collectons les catégories de données personnelles suivantes dans le cadre de la fourniture de services de location de voitures à Varsovie et dans l’ensemble de la région de la voïvodie de Mazovie :

3.1 Données d’identification personnelle

• Nom complet et date de naissance
• Adresse e-mail et numéro de téléphone
• Adresse de résidence
• Numéro de permis de conduire, pays de délivrance et date d’expiration
• Numéro de passeport ou de carte d’identité nationale (si requis pour les locations transfrontalières)

3.2 Données de réservation et de location

• Lieux de prise en charge et de restitution (par ex. aéroport Chopin de Varsovie, aéroport de Modlin, hôtels du centre-ville)
• Dates de location, durée et catégorie de véhicule sélectionnée
• Services supplémentaires demandés (siège enfant, GPS, surclassement d’assurance)
• Destinations de location aller simple (par ex. Varsovie vers Cracovie, Varsovie vers Gdańsk)
• Numéros de confirmation de réservation et dossiers de contrat de location

3.3 Informations de paiement

Nous ne stockons pas les données complètes des cartes de paiement sur nos propres serveurs. Les transactions sont traitées par des prestataires de paiement tiers certifiés, conformes à la norme PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard). Nous pouvons conserver des références de transaction limitées (telles que des numéros de carte partiels ou des identifiants de transaction) uniquement afin de gérer les remboursements ou de résoudre les litiges. Notre service est conçu pour accepter les paiements par carte de débit sans blocage de dépôt.

3.4 Données de navigation et techniques

• Adresse IP et localisation géographique approximative
• Type de navigateur, version et identifiants de l’appareil
• Pages visitées, temps passé sur le site et source de provenance
• Identifiants de cookies et données de session (voir notre politique d’utilisation des cookies)

3.5 Données de localisation

Lorsque vous autorisez les services de localisation dans votre navigateur, nous pouvons collecter des données de géolocalisation approximatives afin de vous suggérer des points de prise en charge à proximité à Varsovie, notamment près de lieux emblématiques tels que le Château Royal, le Palais de la Culture et de la Science ou la Barbacane de Varsovie. Ces données ne sont pas conservées au-delà de la session active, sauf si vous enregistrez explicitement une adresse de prise en charge préférée.

4. Comment nous utilisons vos données

Nous traitons vos données personnelles sur les bases juridiques suivantes et pour les finalités suivantes :

4.1 Exécution d’un contrat

• Traitement et confirmation de votre réservation de location de voiture
• Organisation de la logistique de prise en charge et de restitution du véhicule dans les différents lieux de Varsovie
• Coordination avec les assureurs pour couvrir votre période de location
• Émission des contrats de location, factures et reçus
• Gestion des modifications, annulations et remboursements

4.2 Intérêts légitimes

• Fournir une assistance client avant, pendant et après votre location
• Améliorer les performances, la sécurité et le contenu de notre site web
• Détecter et prévenir les réservations frauduleuses ou l’utilisation abusive de nos services
• Tenir des registres internes pour la gestion de la flotte et la planification opérationnelle

4.3 Obligation légale

• Respecter le droit polonais de la circulation et les obligations de déclaration en matière d’assurance
• Répondre aux demandes légales des autorités polonaises ou des tribunaux
• Conserver les documents financiers conformément au droit fiscal polonais (ustawa o rachunkowosci)

4.4 Marketing fondé sur le consentement

Avec votre consentement explicite, nous pouvons vous envoyer des e-mails promotionnels concernant des offres, des promotions saisonnières et des conseils de location de voitures pour Varsovie et la Pologne. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en cliquant sur le lien de désinscription présent dans tout e-mail marketing ou en nous contactant directement à l’adresse [email protected]. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

5. Partage des données avec des tiers

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous ne les partageons que dans les circonstances suivantes, avec des partenaires de confiance contractuellement tenus de les protéger :

• Prestataires de paiement : fournisseurs conformes à la norme PCI-DSS qui traitent les transactions par carte en notre nom. Ils ne reçoivent que les données nécessaires pour autoriser et traiter les paiements.
• Assureurs : assureurs agréés opérant en Pologne et nécessitant les informations du conducteur pour souscrire l’assurance de location incluse dans votre réservation.
• Intégrateurs de réservation et de gestion de flotte : partenaires technologiques qui alimentent notre système de réservation et nous aident à coordonner la disponibilité des véhicules sur les différents points de prise en charge à Varsovie.
• Autorités légales et réglementaires : lorsque la loi polonaise ou européenne applicable l’exige, notamment en cas d’incident de circulation, d’infraction de stationnement ou d’ordonnance judiciaire.

Tous les sous-traitants tiers sont tenus de traiter les données uniquement selon nos instructions documentées et de mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées.

6. Durées de conservation des données

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou aussi longtemps que la loi l’exige :

• Dossiers de réservation et de location : conservés pendant 5 ans à compter de la fin de la période de location, conformément aux obligations du droit civil et commercial polonais.
• Données financières et de facturation : conservées pendant 5 ans, conformément aux réglementations comptables polonaises.
• Communications du service client : conservées jusqu’à 2 ans après la résolution de la demande.
• Registres de consentement marketing : conservés jusqu’au retrait du consentement, puis pendant 1 an supplémentaire à des fins d’audit.
• Données d’analyse du site et de navigation : les données agrégées sont conservées jusqu’à 26 mois ; les données de session individuelles sont supprimées après 13 mois.

Lorsque les données ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées conformément à nos procédures internes de conservation des données.

7. Vos droits en vertu du RGPD

En tant que personne concernée au sens du droit de l’UE et du droit polonais, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d’accès : vous pouvez demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet, gratuitement, dans un délai de 30 jours à compter de votre demande.
• Droit de rectification : vous pouvez nous demander de corriger toute donnée inexacte ou incomplète vous concernant, y compris les informations relatives à votre permis de conduire ou vos coordonnées.
• Droit à l’effacement : vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, sous réserve de nos obligations légales de conservation.
• Droit à la portabilité des données : lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat, vous pouvez demander que nous vous fournissions vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer à tout moment à un traitement fondé sur nos intérêts légitimes ou au marketing direct.
• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander que nous limitions l’utilisation de vos données dans certaines circonstances, par exemple pendant l’examen d’une demande de rectification.
• Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment sans affecter la licéité du traitement antérieur.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse [email protected]. Nous vous répondrons dans un délai de 30 jours. Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle polonaise : le Président de l’Office de protection des données personnelles (Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych, UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie, Pologne.

8. Mesures de sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre la perte accidentelle, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction. Ces mesures comprennent :

• Chiffrement TLS pour toutes les données transmises entre votre navigateur et nos serveurs
• Contrôles d’accès limitant l’accès aux données au seul personnel autorisé
• Évaluations régulières de sécurité et procédures de mise à jour logicielle
• Vérification préalable des sous-traitants tiers et obligations contractuelles de protection des données
• Pseudonymisation des données personnelles lorsque cela est approprié à des fins d’analyse

Bien que nous nous efforcions de protéger vos données, aucune transmission sur Internet ni aucun système de stockage électronique n’est sécurisé à 100 %. Si vous soupçonnez une utilisation abusive de vos données, veuillez nous contacter immédiatement.

9. Transferts internationaux de données

Nos principales activités de traitement des données sont effectuées au sein de l’Espace économique européen (EEE). Lorsque qu’un prestataire tiers traite des données en dehors de l’EEE, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place, telles que les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, afin d’assurer un niveau de protection des données équivalent.

10. Mises à jour de la politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements dans nos pratiques, nos services ou nos obligations légales. Lorsque nous apportons des modifications importantes, nous mettrons à jour la date d’entrée en vigueur en haut de cette page et, le cas échéant, nous vous en informerons par e-mail. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique. La poursuite de l’utilisation de notre site web ou de nos services après toute modification vaut acceptation de la politique mise à jour.

Cette politique a été examinée et mise à jour pour la dernière fois en 2024.

11. Contact pour les questions relatives à la confidentialité

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant la présente Politique de confidentialité ou nos pratiques de traitement des données, veuillez nous contacter :

[email protected]
Varsovie, voïvodie de Mazovie, Pologne
+1 (859) 961-2952

Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes liées à la confidentialité dans un délai de 5 jours ouvrables. Pour les demandes formelles relatives aux droits des personnes concernées, nous répondrons dans un délai de 30 jours calendaires, conformément à l’article 12 du RGPD.