Polityka prywatności

1. Wprowadzenie i zakres

Niniejsza Polityka prywatności dotyczy wszystkich danych osobowych zbieranych i przetwarzanych przez Rent Car Warsaw, firmę świadczącą usługi wynajmu samochodów w Warszawie, województwie mazowieckim, Polska. Obejmuje dane zbierane podczas odwiedzania naszej strony rentcarwarsaw.com, składania zapytania o rezerwację, finalizowania rezerwacji, kontaktu z naszym działem obsługi klienta lub innej interakcji z naszymi usługami.

Dbamy o ochronę Twojej prywatności zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, „RODO”), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa polskiego i unijnego dotyczącymi ochrony danych.

Korzystając z naszej strony internetowej lub rezerwując u nas pojazd, potwierdzasz, że zapoznałeś(-aś) się z niniejszą polityką i ją rozumiesz. Jeśli masz pytania, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected] przed kontynuowaniem.

2. Administrator danych

Administratorem danych odpowiedzialnym za Twoje dane osobowe jest:

Rent Car Warsaw
Warszawa, województwo mazowieckie, Polska
Email: [email protected]
Phone: +1 (859) 961-2952

Jako administrator danych określamy cele i sposoby przetwarzania Twoich danych osobowych. Gdy korzystamy z usług podmiotów przetwarzających dane - takich jak operatorzy płatności czy partnerzy ubezpieczeniowi - zapewniamy zawarcie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych.

3. Informacje, które zbieramy

Zbieramy następujące kategorie danych osobowych w związku ze świadczeniem usług wynajmu samochodów w Warszawie i szerzej na terenie województwa mazowieckiego:

3.1 Dane identyfikacyjne

• Imię i nazwisko oraz data urodzenia
• Adres e-mail i numer telefonu
• Adres zamieszkania
• Numer prawa jazdy, kraj wydania i data ważności
• Numer paszportu lub dowodu osobistego (jeśli wymagane przy wynajmach transgranicznych)

3.2 Dane rezerwacyjne i dotyczące wynajmu

• Miejsce odbioru i zwrotu pojazdu (np. Lotnisko Chopina w Warszawie, lotnisko Modlin, hotele w centrum miasta)
• Daty wynajmu, czas trwania oraz wybrana kategoria pojazdu
• Dodatkowe usługi (fotelik dziecięcy, GPS, rozszerzenie ubezpieczenia)
• Wynajem w jedną stronę (np. Warszawa–Kraków, Warszawa–Gdańsk)
• Numery potwierdzeń rezerwacji i dokumentacja umowy najmu

3.3 Informacje o płatnościach

Nie przechowujemy pełnych danych kart płatniczych na naszych serwerach. Transakcje płatnicze są obsługiwane przez certyfikowanych zewnętrznych operatorów płatności, którzy spełniają standard bezpieczeństwa danych branży kart płatniczych (PCI-DSS). Możemy przechowywać ograniczone odniesienia do transakcji (takie jak częściowe numery kart lub identyfikatory transakcji) wyłącznie w celu obsługi zwrotów lub rozstrzygania sporów. Nasza usługa została zaprojektowana tak, aby umożliwiać płatności kartą debetową bez blokady depozytu.

3.4 Dane przeglądania i techniczne

• Adres IP i przybliżona lokalizacja geograficzna
• Typ przeglądarki, wersja i identyfikatory urządzenia
• Odwiedzone strony, czas spędzony na stronie i źródło wejścia
• Identyfikatory plików cookie i dane sesji (zobacz naszą politykę użycia plików cookie)

3.5 Dane lokalizacyjne

Jeśli wyrazisz zgodę na usługi lokalizacji w swojej przeglądarce, możemy zbierać przybliżone dane geolokalizacyjne, aby sugerować pobliskie punkty odbioru w Warszawie, w tym lokalizacje w pobliżu takich miejsc jak Zamek Królewski, Pałac Kultury i Nauki czy Barbakan Warszawski. Dane te nie są przechowywane poza aktywną sesją, chyba że wyraźnie zapiszesz preferowany adres odbioru.

4. Jak wykorzystujemy Twoje dane

Przetwarzamy Twoje dane osobowe na następujących podstawach prawnych i w następujących celach:

4.1 Wykonanie umowy

• Przetwarzanie i potwierdzanie rezerwacji wynajmu samochodu
• Organizacja logistyki odbioru i zwrotu pojazdu w lokalizacjach w Warszawie
• Koordynacja z ubezpieczycielami w zakresie ochrony okresu wynajmu
• Wystawianie umów najmu, faktur i paragonów
• Obsługa zmian, anulacji i zwrotów

4.2 Prawnie uzasadniony interes

• Zapewnienie obsługi klienta przed, w trakcie i po wynajmie
• Ulepszanie wydajności, bezpieczeństwa i treści naszej strony internetowej
• Wykrywanie i zapobieganie oszustwom rezerwacyjnym lub nadużyciom naszych usług
• Prowadzenie wewnętrznej dokumentacji na potrzeby zarządzania flotą i planowania operacyjnego

4.3 Obowiązek prawny

• Przestrzeganie polskich przepisów ruchu drogowego i obowiązków związanych z raportowaniem ubezpieczeniowym
• Odpowiadanie na zgodne z prawem żądania polskich organów lub sądów
• Przechowywanie dokumentacji finansowej zgodnie z wymogami polskiego prawa podatkowego (ustawa o rachunkowosci)

4.4 Marketing oparty na zgodzie

Za Twoją wyraźną zgodą możemy wysyłać Ci wiadomości promocyjne dotyczące ofert, sezonowych promocji i porad związanych z wynajmem samochodów w Warszawie i Polsce. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, klikając link rezygnacji w dowolnym e-mailu marketingowym lub kontaktując się z nami bezpośrednio pod adresem [email protected]. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Udostępnianie danych podmiotom trzecim

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych. Udostępniamy je wyłącznie w następujących sytuacjach zaufanym partnerom, którzy są zobowiązani umownie do ich ochrony:

• Operatorzy płatności: Dostawcy zgodni z PCI-DSS, którzy obsługują transakcje kartowe w naszym imieniu. Otrzymują wyłącznie dane niezbędne do autoryzacji i przetwarzania płatności.
• Ubezpieczyciele: Licencjonowani ubezpieczyciele działający w Polsce, którzy potrzebują danych kierowcy do przygotowania ubezpieczenia wynajmu dołączonego do rezerwacji.
• Integratory systemów rezerwacji i zarządzania flotą: Partnerzy technologiczni, którzy obsługują nasz system rezerwacyjny i pomagają koordynować dostępność pojazdów w punktach odbioru w Warszawie.
• Organy prawne i regulacyjne: Gdy wymagają tego obowiązujące przepisy prawa polskiego lub unijnego, w tym w przypadku zdarzenia drogowego, naruszenia przepisów parkingowych lub nakazu sądowego.

Wszyscy zewnętrzni podmioty przetwarzające dane są zobowiązane do przetwarzania ich wyłącznie na podstawie naszych udokumentowanych instrukcji oraz do stosowania odpowiednich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa.

6. Okresy przechowywania danych

Przechowujemy Twoje dane osobowe tylko tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub zgodnie z wymogami prawa:

• Dokumentacja rezerwacji i wynajmu: Przechowywana przez 5 lat od zakończenia okresu wynajmu, zgodnie z obowiązkami wynikającymi z polskiego prawa cywilnego i handlowego.
• Dane finansowe i fakturowe: Przechowywane przez 5 lat zgodnie z polskimi przepisami rachunkowymi.
• Komunikacja z obsługą klienta: Przechowywana do 2 lat po rozwiązaniu sprawy.
• Rejestry zgód marketingowych: Przechowywane do momentu wycofania zgody, a następnie przez 1 rok do celów audytowych.
• Analityka strony i dane przeglądania: Dane zagregowane przechowywane do 26 miesięcy; indywidualne dane sesji usuwane po 13 miesiącach.

Gdy dane nie są już potrzebne, są bezpiecznie usuwane lub anonimizowane zgodnie z naszymi wewnętrznymi procedurami retencji danych.

7. Twoje prawa wynikające z RODO

Jako osoba, której dane dotyczą, na gruncie prawa unijnego i polskiego przysługują Ci następujące prawa w odniesieniu do Twoich danych osobowych:

• Prawo dostępu: Możesz poprosić o kopię danych osobowych, które posiadamy na Twój temat, bezpłatnie, w ciągu 30 dni od złożenia wniosku.
• Prawo do sprostowania: Możesz poprosić nas o poprawienie wszelkich nieprawidłowych lub niekompletnych danych, które posiadamy na Twój temat, w tym danych prawa jazdy lub informacji kontaktowych.
• Prawo do usunięcia danych: Możesz zażądać usunięcia swoich danych osobowych, jeśli nie są już potrzebne do celu, w którym zostały zebrane, z zastrzeżeniem naszych obowiązków prawnych dotyczących ich przechowywania.
• Prawo do przenoszenia danych: Gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody lub umowy, możesz poprosić o przekazanie danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie.
• Prawo sprzeciwu: Możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie lub wobec marketingu bezpośredniego.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania: Możesz poprosić o ograniczenie sposobu, w jaki wykorzystujemy Twoje dane, w określonych sytuacjach, na przykład w trakcie rozpatrywania wniosku o sprostowanie.
• Prawo do wycofania zgody: Gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected]. Odpowiemy w ciągu 30 dni. Masz również prawo złożyć skargę do polskiego organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polska.

8. Środki bezpieczeństwa danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane osobowe przed przypadkową utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem. Środki te obejmują:

• Szyfrowanie TLS dla wszystkich danych przesyłanych między Twoją przeglądarką a naszymi serwerami
• Kontrole dostępu ograniczające dostęp do danych wyłącznie do upoważnionego personelu
• Regularne przeglądy bezpieczeństwa i procedury aktualizacji oprogramowania
• Weryfikację należytej staranności wobec zewnętrznych podmiotów przetwarzających oraz umowne obowiązki w zakresie ochrony danych
• Pseudonimizację danych osobowych, gdy jest to odpowiednie do celów analitycznych

Choć dokładamy starań, aby chronić Twoje dane, żadna transmisja przez internet ani elektroniczny system przechowywania nie jest w 100% bezpieczny. Jeśli podejrzewasz jakiekolwiek nadużycie swoich danych, skontaktuj się z nami niezwłocznie.

9. Międzynarodowe przekazywanie danych

Nasze główne działania związane z przetwarzaniem danych odbywają się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli jakikolwiek zewnętrzny dostawca usług przetwarza dane poza EOG, zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, aby zapewnić równoważny poziom ochrony danych.

10. Aktualizacje polityki

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą Politykę prywatności, aby odzwierciedlić zmiany w naszych praktykach, usługach lub obowiązkach prawnych. Gdy wprowadzimy istotne zmiany, zaktualizujemy datę obowiązywania na górze tej strony i, w razie potrzeby, powiadomimy Cię e-mailem. Zachęcamy do okresowego przeglądania tej polityki. Dalsze korzystanie z naszej strony internetowej lub usług po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację zaktualizowanej polityki.

Ta polityka została ostatnio zweryfikowana i zaktualizowana w 2024 roku.

11. Kontakt w sprawach prywatności

Jeśli masz pytania, wątpliwości lub prośby dotyczące niniejszej Polityki prywatności lub naszych praktyk przetwarzania danych, skontaktuj się z nami:

[email protected]
Warszawa, województwo mazowieckie, Polska
+1 (859) 961-2952

Staramy się odpowiadać na wszystkie zapytania dotyczące prywatności w ciągu 5 dni roboczych. W przypadku formalnych wniosków osób, których dane dotyczą, odpowiemy w ciągu 30 dni kalendarzowych, zgodnie z art. 12 RODO.