Personvernerklæring

1. Innledning og omfang

Denne personvernerklæringen gjelder for alle personopplysninger som samles inn og behandles av Rent Car Warsaw, en bilutleietjeneste som opererer i Warszawa i Masoviske voivodskap i Polen. Den regulerer data som samles inn når du besøker nettstedet vårt på rentcarwarsaw.com, sender en bookingforespørsel, fullfører en reservasjon, kontakter kundeserviceteamet vårt eller på annen måte bruker tjenestene våre.

Vi er forpliktet til å beskytte personvernet ditt i samsvar med Europaparlaments- og rådsforordning (EU) 2016/679 (personvernforordningen, "GDPR"), den polske loven om vern av personopplysninger av 10. mai 2018, samt all gjeldende polsk og EU-basert personvernlovgivning.

Ved å bruke nettstedet vårt eller bestille et kjøretøy hos oss, bekrefter du at du har lest og forstått denne erklæringen. Hvis du har spørsmål, kan du kontakte oss på [email protected] før du går videre.

2. Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for personopplysningene dine er:

Rent Car Warsaw
Warszawa, Masoviske voivodskap, Polen
E-post: [email protected]
Telefon: +1 (859) 961-2952

Som behandlingsansvarlig bestemmer vi formålet med og midlene for behandlingen av personopplysningene dine. Når vi bruker tredjeparts databehandlere - som betalingsleverandører eller forsikringspartnere - sørger vi for at det finnes egnede databehandleravtaler.

3. Informasjonen vi samler inn

Vi samler inn følgende kategorier av personopplysninger i forbindelse med bilutleietjenester i Warszawa og resten av Masoviske voivodskap:

3.1 Personlige identifikasjonsopplysninger

• Fullt navn og fødselsdato
• E-postadresse og telefonnummer
• Boligadresse
• Førerkortnummer, utstedelsesland og utløpsdato
• Pass- eller nasjonalt ID-kortnummer (der dette kreves for grensekryssende leieforhold)

3.2 Booking- og leiedata

• Hente- og leveringssteder (f.eks. Warszawa Chopin lufthavn, Modlin lufthavn, hoteller i sentrum)
• Leiedatoer, varighet og valgt bilkategori
• Tilleggstjenester som er bestilt (barnesete, GPS, oppgradering av forsikring)
• Enveisleie-destinasjoner (f.eks. Warszawa til Krakow, Warszawa til Gdansk)
• Bookingbekreftelsesnumre og oppføringer i leieavtalen

3.3 Betalingsinformasjon

Vi lagrer ikke fullstendige betalingskortopplysninger på våre egne servere. Betalingstransaksjoner behandles av sertifiserte tredjeparts betalingsleverandører som følger Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS). Vi kan lagre begrensede transaksjonsreferanser (som deler av kortnummer eller transaksjons-ID-er) utelukkende for å håndtere refusjoner eller løse tvister. Tjenesten vår er utformet for å støtte betaling med debetkort uten depositumsreservasjon.

3.4 Nettleser- og tekniske data

• IP-adresse og omtrentlig geografisk plassering
• Nettlesertype, versjon og enhetsidentifikatorer
• Sider du besøker, tid brukt på nettstedet og henvisningskilde
• Cookie-identifikatorer og øktdata (se vår policy for bruk av informasjonskapsler)

3.5 Plasseringsdata

Hvis du samtykker til posisjonstjenester i nettleseren din, kan vi samle inn omtrentlig geolokasjonsdata for å foreslå nærliggende henteplasser i Warszawa, inkludert steder nær kjente landemerker som Det kongelige slott, Kultur- og vitenskapspalasset eller Warszawa-barbakanen. Disse dataene lagres ikke utover den aktive økten, med mindre du eksplisitt lagrer en foretrukket henteadresse.

4. Hvordan vi bruker dataene dine

Vi behandler personopplysningene dine på følgende rettslige grunnlag og til følgende formål:

4.1 Oppfyllelse av en avtale

• Behandling og bekreftelse av bilutleiebookingen din
• Organisering av logistikk for henting og levering av kjøretøy på steder i Warszawa
• Koordinering med forsikringsleverandører for å dekke leieperioden din
• Utsending av leieavtaler, fakturaer og kvitteringer
• Håndtering av endringer, avbestillinger og refusjoner

4.2 Berettigede interesser

• Tilby kundestøtte før, under og etter leieforholdet
• Forbedre ytelsen, sikkerheten og innholdet på nettstedet vårt
• Oppdage og forhindre svindelbookinger eller misbruk av tjenestene våre
• Vedlikeholde interne registre for flåtestyring og operasjonell planlegging

4.3 Rettslig etterlevelse

• Overholde polsk trafikkrett og forsikringsrapporteringsplikter
• Besvare lovlige forespørsler fra polske myndigheter eller domstoler
• Oppbevare finansielle opplysninger som kreves etter polsk skattelovgivning (ustawa o rachunkowosci)

4.4 Samtykkebasert markedsføring

Med ditt uttrykkelige samtykke kan vi sende deg markedsførings-e-poster om tilbud, sesongkampanjer og tips om bilutleie i Warszawa og Polen. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ved å klikke på avmeldingslenken i en markedsførings-e-post eller ved å kontakte oss direkte på [email protected]. Tilbaketrekking av samtykke påvirker ikke lovligheten av behandling som ble utført før samtykket ble trukket tilbake.

5. Deling av data med tredjeparter

Vi selger ikke personopplysningene dine. Vi deler dem bare i følgende tilfeller med pålitelige partnere som er kontraktsmessig forpliktet til å beskytte dem:

• Betalingsleverandører: PCI-DSS-kompatible leverandører som håndterer korttransaksjoner på våre vegne. De mottar bare data som er nødvendige for å autorisere og behandle betalinger.
• Forsikringsleverandører: Lisensierte forsikringsselskaper som opererer i Polen og som trenger føreropplysninger for å tegne leieforsikringen som følger med bookingen din.
• Integrasjoner for booking- og flåtestyring: Teknologipartnere som driver reservasjonsystemet vårt og hjelper til med å koordinere tilgjengelighet av kjøretøy på tvers av henteplasser i Warszawa.
• Juridiske og regulatoriske myndigheter: Der dette kreves av gjeldende polsk eller EU-lovgivning, inkludert ved trafikkuhell, parkeringsovertredelse eller rettskjennelse.

Alle tredjeparts databehandlere er pålagt å behandle data kun etter våre dokumenterte instrukser og å opprettholde egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak.

6. Lagringsperioder for data

Vi oppbevarer personopplysningene dine bare så lenge det er nødvendig for formålene de ble samlet inn for, eller så lenge loven krever det:

• Booking- og leieoppføringer: Oppbevares i 5 år fra slutten av leieperioden, i samsvar med polske sivil- og handelsrettslige forpliktelser.
• Finans- og faktureringsdata: Oppbevares i 5 år som krevd av polske regnskapsregler.
• Kundeservicekommunikasjon: Oppbevares i opptil 2 år etter at saken er løst.
• Registreringer av markedsføringssamtykke: Oppbevares til samtykket trekkes tilbake, pluss 1 år etter dette for revisjonsformål.
• Nettstedsanalyse og nettleserdata: Aggregerte data oppbevares i opptil 26 måneder; individuelle øktdata slettes etter 13 måneder.

Når data ikke lenger er nødvendige, slettes de sikkert eller anonymiseres i samsvar med våre interne rutiner for datalagring.

7. Dine rettigheter etter GDPR

Som registrert etter EU- og polsk lovgivning har du følgende rettigheter knyttet til personopplysningene dine:

• Rett til innsyn: Du kan be om en kopi av personopplysningene vi har om deg, kostnadsfritt, innen 30 dager etter forespørselen din.
• Rett til retting: Du kan be oss rette opplysninger vi har om deg som er uriktige eller ufullstendige, inkludert rettelser av førerkortopplysninger eller kontaktinformasjon.
• Rett til sletting: Du kan be om sletting av personopplysningene dine når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for, med forbehold om våre lovpålagte oppbevaringsplikter.
• Rett til dataportabilitet: Når behandlingen er basert på samtykke eller en avtale, kan du be om at vi gir deg dataene i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format.
• Rett til å protestere: Du kan når som helst protestere mot behandling basert på våre berettigede interesser eller mot direkte markedsføring.
• Rett til å begrense behandlingen: Du kan be om at vi begrenser hvordan vi bruker dataene dine i visse situasjoner, for eksempel mens en rettingsforespørsel undersøkes.
• Rett til å trekke tilbake samtykke: Når behandlingen er basert på samtykke, kan du trekke det tilbake når som helst uten at det påvirker lovligheten av tidligere behandling.

For å utøve noen av disse rettighetene, vennligst kontakt oss på [email protected]. Vi svarer innen 30 dager. Du har også rett til å klage til den polske tilsynsmyndigheten: Presidenten for Personvernsmyndigheten (Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych, UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, Poland.

8. Sikkerhetstiltak for data

Vi iverksetter egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysningene dine mot utilsiktet tap, uautorisert tilgang, utlevering, endring eller ødeleggelse. Disse tiltakene inkluderer:

• TLS-kryptering for all data som overføres mellom nettleseren din og serverne våre
• Tilgangskontroller som begrenser datatilgang til autorisert personell
• Regelmessige sikkerhetsvurderinger og rutiner for programvareoppdatering
• Aktsomhetsvurdering av tredjeparts databehandlere og kontraktsfestede personvernforpliktelser
• Pseudonymisering av personopplysninger der dette er hensiktsmessig for analyseformål

Selv om vi gjør vårt beste for å beskytte dataene dine, er ingen overføring over internett eller elektronisk lagringssystem 100 % sikker. Hvis du mistenker misbruk av dataene dine, ber vi deg kontakte oss umiddelbart.

9. Internasjonale dataoverføringer

Våre primære databehandlingsaktiviteter utføres innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS). Dersom en tredjeparts tjenesteleverandør behandler data utenfor EØS, sørger vi for at det finnes egnede garantier, som standard kontraktsklausuler godkjent av Europakommisjonen, for å sikre et tilsvarende nivå av databeskyttelse.

10. Oppdateringer av policyen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen for å gjenspeile endringer i praksis, tjenester eller juridiske forpliktelser. Når vi gjør vesentlige endringer, oppdaterer vi ikrafttredelsesdatoen øverst på denne siden og varsler deg på e-post der det er hensiktsmessig. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom denne erklæringen jevnlig. Fortsatt bruk av nettstedet eller tjenestene våre etter endringer innebærer at du godtar den oppdaterte erklæringen.

Denne erklæringen ble sist gjennomgått og oppdatert i 2024.

11. Kontakt for personvernspørsmål

Hvis du har spørsmål, bekymringer eller forespørsler knyttet til denne personvernerklæringen eller vår praksis for databehandling, kan du kontakte oss:

[email protected]
Warszawa, Masoviske voivodskap, Polen
+1 (859) 961-2952

Vi tar sikte på å svare på alle personvernrelaterte henvendelser innen 5 virkedager. For formelle forespørsler om registrertes rettigheter svarer vi innen 30 kalenderdager, som krevd av GDPR artikkel 12.