Privacybeleid

1. Inleiding en toepassingsgebied

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door Rent Car Warsaw, een autoverhuurdienst actief in Warschau, woiwodschap Mazovië, Polen. Het regelt gegevens die worden verzameld wanneer u onze website rentcarwarsaw.com bezoekt, een boekingsaanvraag doet, een reservering afrondt, contact opneemt met onze klantenservice of op een andere manier met onze diensten in contact komt.

Wij zetten ons in om uw privacy te beschermen in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, "AVG"), de Poolse Wet op de Bescherming van Persoonsgegevens van 10 mei 2018 en alle toepasselijke Poolse en EU-wetgeving inzake gegevensbescherming.

Door onze website te gebruiken of een voertuig bij ons te boeken, erkent u dat u dit beleid hebt gelezen en begrepen. Als u vragen hebt, neem dan contact met ons op via [email protected] voordat u verdergaat.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

Rent Car Warsaw
Warschau, woiwodschap Mazovië, Polen
E-mail: [email protected]
Telefoon: +1 (859) 961-2952

Als verwerkingsverantwoordelijke bepalen wij de doeleinden en middelen van de verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer wij externe verwerkers inschakelen - zoals betalingsproviders of verzekeringspartners - zorgen wij voor passende verwerkersovereenkomsten.

3. Welke gegevens we verzamelen

Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens in het kader van onze autoverhuurdiensten in Warschau en de bredere regio van woiwodschap Mazovië:

3.1 Persoonlijke identificatiegegevens

• Volledige naam en geboortedatum
• E-mailadres en telefoonnummer
• Woonadres
• Rijbewijsnummer, land van afgifte en vervaldatum
• Paspoort- of nationaal identiteitskaartnummer (indien vereist voor grensoverschrijdende verhuur)

3.2 Boekings- en huurgegevens

• Ophaal- en inleverlocaties (bijv. Warschau Chopin Airport, Modlin Airport, hotels in het stadscentrum)
• Huurdata, duur en geselecteerde voertuigcategorie
• Aangevraagde extra diensten (kinderzitje, GPS, verzekeringsupgrade)
• Eénrichtingsbestemmingen (bijv. Warschau naar Krakau, Warschau naar Gdansk)
• Boekingsbevestigingsnummers en huurovereenkomstgegevens

3.3 Betaalinformatie

Wij bewaren geen volledige betaalkaartgegevens op onze eigen servers. Betalingstransacties worden verwerkt door gecertificeerde externe betalingsverwerkers die voldoen aan de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS). We kunnen beperkte transactiegegevens bewaren (zoals gedeeltelijke kaartnummers of transactie-ID's) uitsluitend om terugbetalingen te beheren of geschillen op te lossen. Onze service is ontworpen om betalingen met een debetkaart zonder borgblokkering te ondersteunen.

3.4 Surf- en technische gegevens

• IP-adres en globale geografische locatie
• Type browser, versie en apparaat-ID's
• Bezochte pagina's, tijd op de site en verwijzingsbron
• Cookie-ID's en sessiegegevens (zie ons Cookiebeleid)

3.5 Locatiegegevens

Wanneer u in uw browser toestemming geeft voor locatiediensten, kunnen wij globale geolocatiegegevens verzamelen om nabijgelegen ophaalpunten in Warschau voor te stellen, waaronder locaties in de buurt van bekende bezienswaardigheden zoals het Koninklijk Kasteel, het Paleis van Cultuur en Wetenschap of de Barbacane van Warschau. Deze gegevens worden niet langer dan de actieve sessie bewaard, tenzij u expliciet een voorkeursophaaladres opslaat.

4. Hoe we uw gegevens gebruiken

Wij verwerken uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden en voor de volgende doeleinden:

4.1 Uitvoering van een overeenkomst

• Verwerken en bevestigen van uw autoboeking
• Organiseren van de logistiek voor ophalen en inleveren op locaties in Warschau
• Afstemmen met verzekeraars om uw huurperiode te dekken
• Uitgeven van huurovereenkomsten, facturen en ontvangstbewijzen
• Beheren van wijzigingen, annuleringen en terugbetalingen

4.2 Gerechtvaardigde belangen

• Klantenondersteuning bieden vóór, tijdens en na uw huur
• De prestaties, beveiliging en inhoud van onze website verbeteren
• Frauduleuze boekingen of misbruik van onze diensten opsporen en voorkomen
• Interne administratie bijhouden voor wagenparkbeheer en operationele planning

4.3 Wettelijke naleving

• Voldoen aan de Poolse verkeerswetgeving en verzekeringsmeldingsverplichtingen
• Reageren op rechtmatige verzoeken van Poolse autoriteiten of rechtbanken
• Financiële gegevens bewaren zoals vereist door de Poolse belastingwetgeving (ustawa o rachunkowosci)

4.4 Marketing op basis van toestemming

Met uw uitdrukkelijke toestemming kunnen wij u promotionele e-mails sturen over aanbiedingen, seizoensacties en autoverhuurtips voor Warschau en Polen. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken door op de afmeldlink in een marketingmail te klikken of rechtstreeks contact met ons op te nemen via [email protected]. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

5. Gegevensdeling met derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. We delen deze alleen in de volgende gevallen met vertrouwde partners die contractueel verplicht zijn deze te beschermen:

• Betalingsverwerkers: PCI-DSS-conforme aanbieders die kaarttransacties namens ons afhandelen. Zij ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn om betalingen te autoriseren en te verwerken.
• Verzekeraars: Geregistreerde verzekeraars die actief zijn in Polen en rijgegevens nodig hebben om de huurverzekering die bij uw boeking is inbegrepen te kunnen afsluiten.
• Boekings- en wagenparkbeheerintegraties: Technologiepartners die ons reserveringssysteem ondersteunen en helpen de voertuigbeschikbaarheid op ophaallocaties in Warschau te coördineren.
• Juridische en toezichthoudende autoriteiten: Wanneer dit vereist is op grond van toepasselijke Poolse of EU-wetgeving, bijvoorbeeld in geval van een verkeersongeval, parkeerinbreuk of gerechtelijk bevel.

Alle externe verwerkers zijn verplicht gegevens uitsluitend te verwerken volgens onze gedocumenteerde instructies en passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te handhaven.

6. Bewaartermijnen van gegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang als wettelijk vereist is:

• Boekings- en huurgegevens: 5 jaar bewaard vanaf het einde van de huurperiode, overeenkomstig de verplichtingen uit het Poolse burgerlijk en handelsrecht.
• Financiële en facturatiegegevens: 5 jaar bewaard zoals vereist door de Poolse boekhoudregels.
• Communicatie met klantenservice: Tot 2 jaar bewaard na afhandeling van de vraag.
• Registraties van marketingtoestemming: Bewaard totdat toestemming wordt ingetrokken, plus nog 1 jaar daarna voor auditdoeleinden.
• Website-analyse en surfgegevens: Geaggregeerde gegevens tot 26 maanden bewaard; individuele sessiegegevens na 13 maanden verwijderd.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden ze veilig verwijderd of geanonimiseerd volgens onze interne procedures voor gegevensbewaring.

7. Uw rechten onder de AVG

Als betrokkene onder EU- en Poolse wetgeving hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: U kunt kosteloos een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren, binnen 30 dagen na uw verzoek.
• Recht op rectificatie: U kunt ons vragen onjuiste of onvolledige gegevens die wij over u bewaren te corrigeren, inclusief correcties van uw rijbewijsgegevens of contactinformatie.
• Recht op gegevenswissing: U kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens wanneer deze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, met inachtneming van onze wettelijke bewaarplichten.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Wanneer verwerking is gebaseerd op uw toestemming of een overeenkomst, kunt u verzoeken dat wij uw gegevens verstrekken in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar: U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen of tegen directe marketing.
• Recht op beperking van de verwerking: U kunt verzoeken dat wij het gebruik van uw gegevens in bepaalde omstandigheden beperken, bijvoorbeeld terwijl een verzoek tot rectificatie wordt onderzocht.
• Recht om toestemming in te trekken: Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via [email protected]. Wij reageren binnen 30 dagen. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Poolse toezichthoudende autoriteit: de voorzitter van het Bureau voor de Bescherming van Persoonsgegevens (Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych, UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen.

8. Maatregelen voor gegevensbeveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen accidenteel verlies, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Deze maatregelen omvatten:

• TLS-versleuteling voor alle gegevens die tussen uw browser en onze servers worden verzonden
• Toegangscontroles die de toegang tot gegevens beperken tot alleen geautoriseerd personeel
• Regelmatige beveiligingsbeoordelingen en procedures voor software-updates
• Due diligence bij externe verwerkers en contractuele verplichtingen inzake gegevensbescherming
• Pseudonimisering van persoonsgegevens waar passend voor analytische doeleinden

Hoewel wij ons inspannen om uw gegevens te beschermen, is geen enkele overdracht via internet of elektronisch opslagsysteem 100% veilig. Als u misbruik van uw gegevens vermoedt, neem dan onmiddellijk contact met ons op.

9. Internationale gegevensoverdrachten

Onze belangrijkste gegevensverwerkingsactiviteiten vinden plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een externe dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, om een gelijkwaardig niveau van gegevensbescherming te waarborgen.

10. Beleidsupdates

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze werkwijze, diensten of wettelijke verplichtingen weer te geven. Wanneer wij materiële wijzigingen aanbrengen, werken wij de ingangsdatum bovenaan deze pagina bij en, waar passend, informeren wij u per e-mail. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen. Voortgezet gebruik van onze website of diensten na wijzigingen geldt als aanvaarding van het bijgewerkte beleid.

Dit beleid is voor het laatst herzien en bijgewerkt in 2024.

11. Contact voor privacyvragen

Als u vragen, zorgen of verzoeken hebt met betrekking tot dit privacybeleid of onze gegevensverwerkingspraktijken, neem dan contact met ons op:

[email protected]
Warschau, woiwodschap Mazovië, Polen
+1 (859) 961-2952

Wij streven ernaar om binnen 5 werkdagen op alle privacygerelateerde vragen te reageren. Voor formele verzoeken van betrokkenen zullen wij binnen 30 kalenderdagen reageren, zoals vereist door artikel 12 van de AVG.