Tietosuojakäytäntö

1. Johdanto ja soveltamisala

Tämä tietosuojakäytäntö koskee kaikkia henkilötietoja, joita Rent Car Warsaw kerää ja käsittelee. Rent Car Warsaw on autonvuokrauspalvelu, joka toimii Varsovassa, Masovian voivodikunnassa, Puolassa. Käytäntö koskee tietoja, joita kerätään, kun vierailet verkkosivustollamme rentcarwarsaw.com, teet varauskyselyn, viimeistelet varauksen, otat yhteyttä asiakastukeemme tai muuten käytät palveluitamme.

Olemme sitoutuneet suojaamaan yksityisyyttäsi Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus, "GDPR"), 10. toukokuuta 2018 annetun Puolan henkilötietojen suojaa koskevan lain sekä kaikkien soveltuvien Puolan ja EU:n tietosuojasäännösten mukaisesti.

Käyttämällä verkkosivustoamme tai varaamalla ajoneuvon hyväksyt, että olet lukenut ja ymmärtänyt tämän käytännön. Jos sinulla on kysyttävää, ota meihin yhteyttä osoitteessa [email protected] ennen jatkamista.

2. Rekisterinpitäjä

Henkilötiedoistasi vastaava rekisterinpitäjä on:

Rent Car Warsaw
Varsova, Masovian voivodikunta, Puola
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: +1 (859) 961-2952

Rekisterinpitäjänä määritämme henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Kun käytämme kolmansia osapuolia käsittelijöinä - kuten maksupalveluntarjoajia tai vakuutuskumppaneita - varmistamme, että asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset ovat voimassa.

3. Keräämämme tiedot

Keräämme seuraavia henkilötietoryhmiä tarjotessamme autonvuokrauspalveluja Varsovassa ja laajemmin Masovian voivodikunnan alueella:

3.1 Henkilötiedot

• Koko nimi ja syntymäaika
• Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Kotiosoite
• Ajokortin numero, myöntäjämaa ja voimassaoloaika
• Passin tai kansallisen henkilökortin numero (tarvittaessa rajat ylittäviin vuokrauksiin)

3.2 Varaus- ja vuokraustiedot

• Nouto- ja palautuspaikat (esim. Varsovan Chopinin lentoasema, Modlinin lentoasema, keskustan hotellit)
• Vuokrauspäivät, kesto ja valittu ajoneuvoluokka
• Pyydetyt lisäpalvelut (turvaistuin, GPS, vakuutustason korotus)
• Yhdensuuntaiset vuokrauskohteet (esim. Varsova–Krakova, Varsova–Gdansk)
• Varausvahvistusnumerot ja vuokrasopimustiedot

3.3 Maksutiedot

Emme tallenna täysiä maksukorttitietoja omille palvelimillemme. Maksutapahtumat käsittelevät sertifioidut kolmannen osapuolen maksunvälittäjät, jotka noudattavat Payment Card Industry Data Security Standard -standardia (PCI-DSS). Saatamme säilyttää rajoitetusti tapahtumatunnisteita (kuten osittaisia korttinumeroita tai tapahtumatunnuksia) ainoastaan hyvitysten hallintaa tai riitojen ratkaisemista varten. Palvelumme on suunniteltu tukemaan pankkikorttimaksuja ilman vakuusvarausta.

3.4 Selaus- ja tekniset tiedot

• IP-osoite ja arvioitu maantieteellinen sijainti
• Selaimen tyyppi, versio ja laitetunnisteet
• Vieraillut sivut, sivustolla vietetty aika ja liikenteen lähde
• Evästeiden tunnisteet ja istuntotiedot (katso Evästeiden käyttöä koskeva käytäntömme)

3.5 Sijaintitiedot

Jos annat selaimessasi luvan sijaintipalveluille, saatamme kerätä arvioitua sijaintitietoa ehdottaaksemme lähellä olevia noutopisteitä Varsovassa, mukaan lukien paikat lähellä tunnettuja maamerkkejä, kuten Kuninkaanlinnaa, Kulttuurin ja tieteen palatsia tai Varsovan barbikaania. Näitä tietoja ei säilytetä aktiivisen istunnon jälkeen, ellei tallennat erikseen haluamaasi nouto-osoitetta.

4. Miten käytämme tietojasi

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavilla oikeusperusteilla ja seuraaviin tarkoituksiin:

4.1 Sopimuksen täytäntöönpano

• Autonvuokrausvarauksesi käsittely ja vahvistaminen
• Ajoneuvon nouto- ja palautusjärjestelyjen hoitaminen Varsovan toimipisteissä
• Yhteistyö vakuutusyhtiöiden kanssa vuokra-aikasi kattamiseksi
• Vuokrasopimusten, laskujen ja kuittien laatiminen
• Muutosten, peruutusten ja hyvitysten hallinta

4.2 Oikeutetut edut

• Asiakastuen tarjoaminen ennen vuokrausta, sen aikana ja sen jälkeen
• Verkkosivustomme suorituskyvyn, turvallisuuden ja sisällön parantaminen
• Petollisten varausten tai palveluidemme väärinkäytön havaitseminen ja estäminen
• Sisäisten tietojen ylläpito kaluston hallintaa ja toiminnan suunnittelua varten

4.3 Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

• Puolan liikennelainsäädännön ja vakuutusraportointivelvoitteiden noudattaminen
• Vastaaminen Puolan viranomaisten tai tuomioistuinten lainmukaisiin pyyntöihin
• Taloustietojen säilyttäminen Puolan verolainsäädännön (ustawa o rachunkowosci) edellyttämällä tavalla

4.4 Suostumukseen perustuva markkinointi

Jos annat siihen nimenomaisen suostumuksesi, saatamme lähettää sinulle markkinointisähköposteja tarjouksista, kausikampanjoista ja autonvuokrausvinkeistä Varsovaan ja Puolaan liittyen. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa napsauttamalla markkinointisähköpostissa olevaa tilauksen peruutuslinkkiä tai ottamalla meihin suoraan yhteyttä osoitteessa [email protected]. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

5. Tietojen jakaminen kolmansille osapuolille

Emme myy henkilötietojasi. Jaamme niitä vain seuraavissa tilanteissa luotettujen kumppaneiden kanssa, jotka ovat sopimuksellisesti velvoitettuja suojaamaan niitä:

• Maksunvälittäjät: PCI-DSS-yhteensopivat palveluntarjoajat, jotka käsittelevät korttitapahtumia puolestamme. He saavat vain ne tiedot, jotka ovat tarpeen maksujen hyväksymiseksi ja käsittelemiseksi.
• Vakuutusyhtiöt: Puolassa toimivat lisensoidut vakuuttajat, jotka tarvitsevat kuljettajan tietoja varaukseesi sisältyvän vuokrausvakuutuksen myöntämistä varten.
• Varaus- ja kalustonhallinnan integraatiot: Teknologiakumppanit, jotka ylläpitävät varausjärjestelmäämme ja auttavat koordinoimaan ajoneuvojen saatavuutta eri noutopaikoissa Varsovassa.
• Oikeudelliset ja sääntelyviranomaiset: Kun soveltuva Puolan tai EU:n lainsäädäntö sitä edellyttää, mukaan lukien liikenneonnettomuuden, pysäköintirikkomuksen tai tuomioistuimen määräyksen yhteydessä.

Kaikkien kolmansien osapuolten käsittelijöiden on käsiteltävä tietoja ainoastaan dokumentoitujen ohjeidemme mukaisesti ja ylläpidettävä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia.

6. Tietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen niiden keräämistarkoituksen toteuttamiseksi tai lain edellyttämällä tavalla:

• Varaus- ja vuokraustiedot: Säilytetään 5 vuotta vuokra-ajan päättymisestä Puolan siviili- ja kauppaoikeudellisten velvoitteiden mukaisesti.
• Taloudelliset tiedot ja laskutustiedot: Säilytetään 5 vuotta Puolan kirjanpitosäännösten edellyttämällä tavalla.
• Asiakastukiviestit: Säilytetään enintään 2 vuotta asian ratkaisemisen jälkeen.
• Markkinointisuostumustiedot: Säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan, sekä 1 vuosi sen jälkeen tarkastustarkoituksia varten.
• Verkkosivuston analytiikka- ja selaustiedot: Koottuja tietoja säilytetään enintään 26 kuukautta; yksittäiset istuntotiedot poistetaan 13 kuukauden kuluttua.

Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan turvallisesti tai anonymisoidaan sisäisten säilytyskäytäntöjemme mukaisesti.

7. Oikeutesi GDPR:n mukaan

EU:n ja Puolan lainsäädännön mukaisena rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietoihisi liittyen:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Voit pyytää kopiota sinua koskevista henkilötiedoista, joita säilytämme, maksutta 30 päivän kuluessa pyynnöstäsi.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Voit pyytää meitä korjaamaan kaikki virheelliset tai puutteelliset tiedot, joita säilytämme sinusta, mukaan lukien ajokorttitietojesi tai yhteystietojesi korjaukset.
• Oikeus tietojen poistamiseen: Voit pyytää henkilötietojesi poistamista, jos niitä ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin, lakisääteisten säilytysvelvoitteidemme rajoissa.
• Oikeus tietojen siirrettävyyteen: Jos käsittely perustuu suostumukseesi tai sopimukseen, voit pyytää meitä toimittamaan tietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
• Oikeus vastustaa käsittelyä: Voit milloin tahansa vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuihin etuihimme, tai suoramarkkinointia.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Voit pyytää, että rajoitamme tietojesi käyttöä tietyissä tilanteissa, esimerkiksi kun oikaisupyyntöä tutkitaan.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit käyttää mitä tahansa näistä oikeuksista ottamalla meihin yhteyttä osoitteessa [email protected]. Vastaamme 30 päivän kuluessa. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus Puolan valvontaviranomaiselle: Henkilötietojen suojaviraston pääjohtajalle (Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych, UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, Poland.

8. Tietoturvatoimenpiteet

Toteutamme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojataksemme henkilötietojasi vahingossa tapahtuvalta katoamiselta, luvattomalta käytöltä, paljastumiselta, muuttamiselta tai tuhoutumiselta. Näihin toimenpiteisiin kuuluvat:

• TLS-salaus kaikelle selaimesi ja palvelimiemme väliselle tiedonsiirrolle
• Käyttöoikeuksien hallinta, joka rajoittaa tietojen käytön vain valtuutetulle henkilöstölle
• Säännölliset tietoturva-arvioinnit ja ohjelmistojen päivityskäytännöt
• Kolmansien osapuolten käsittelijöiden huolellinen arviointi ja sopimukselliset tietosuojavelvoitteet
• Henkilötietojen pseudonymisointi soveltuvin osin analytiikkatarkoituksia varten

Vaikka pyrimme suojaamaan tietosi, mikään internetin kautta tapahtuva tiedonsiirto tai sähköinen tallennusjärjestelmä ei ole 100-prosenttisen turvallinen. Jos epäilet tietojesi väärinkäyttöä, ota meihin välittömästi yhteyttä.

9. Kansainväliset tietosiirrot

Ensisijaiset tietojenkäsittelytoimintomme suoritetaan Euroopan talousalueella (ETA). Jos jokin kolmannen osapuolen palveluntarjoaja käsittelee tietoja ETA:n ulkopuolella, varmistamme, että käytössä on asianmukaiset suojatoimet, kuten Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet, jotta tietosuojan taso pysyy vastaavana.

10. Käytännön päivitykset

Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain vastaamaan käytäntöjemme, palveluidemme tai lakisääteisten velvoitteidemme muutoksia. Kun teemme olennaisia muutoksia, päivitämme tämän sivun yläosassa olevan voimaantulopäivän ja ilmoitamme sinulle tarvittaessa sähköpostitse. Suosittelemme tarkistamaan tämän käytännön säännöllisesti. Verkkosivustomme tai palveluidemme käytön jatkaminen muutosten jälkeen merkitsee päivitetyn käytännön hyväksymistä.

Tämä käytäntö on viimeksi tarkistettu ja päivitetty vuonna 2024.

11. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Jos sinulla on kysyttävää, huolia tai pyyntöjä liittyen tähän tietosuojakäytäntöön tai tietojenkäsittelykäytäntöihimme, ota meihin yhteyttä:

[email protected]
Varsova, Masovian voivodikunta, Puola
+1 (859) 961-2952

Tavoitteenamme on vastata kaikkiin tietosuojaan liittyviin yhteydenottoihin 5 arkipäivän kuluessa. Virallisiin rekisteröidyn oikeuksia koskeviin pyyntöihin vastaamme 30 kalenteripäivän kuluessa GDPR:n 12 artiklan edellyttämällä tavalla.