Informativa sulla privacy

1. Introduzione e ambito di applicazione

La presente Informativa sulla privacy si applica a tutti i dati personali raccolti e trattati da Rent Car Warsaw, un servizio di noleggio auto operativo a Varsavia, nel Voivodato della Masovia, Polonia. Regola i dati raccolti quando visiti il nostro sito web rentcarwarsaw.com, invii una richiesta di prenotazione, completi una prenotazione, contatti il nostro servizio clienti o interagisci in altro modo con i nostri servizi.

Ci impegniamo a proteggere la tua privacy in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (Regolamento generale sulla protezione dei dati, "GDPR"), alla legge polacca sulla protezione dei dati personali del 10 maggio 2018 e a tutta la normativa applicabile in materia di protezione dei dati in Polonia e nell'UE.

Utilizzando il nostro sito web o prenotando un veicolo con noi, riconosci di aver letto e compreso la presente informativa. Se hai domande, contattaci all'indirizzo [email protected] prima di procedere.

2. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento responsabile delle tue informazioni personali è:

Rent Car Warsaw
Varsavia, Voivodato della Masovia, Polonia
Email: [email protected]
Telefono: +1 (859) 961-2952

In qualità di titolare del trattamento, determiniamo le finalità e le modalità con cui i tuoi dati personali vengono trattati. Quando ci avvaliamo di responsabili del trattamento terzi - come fornitori di servizi di pagamento o partner assicurativi - ci assicuriamo che siano in vigore adeguati accordi sul trattamento dei dati.

3. Informazioni che raccogliamo

Raccogliamo le seguenti categorie di dati personali nel contesto dei servizi di noleggio auto a Varsavia e nell'area più ampia del Voivodato della Masovia:

3.1 Dati identificativi personali

• Nome completo e data di nascita
• Indirizzo email e numero di telefono
• Indirizzo di residenza
• Numero della patente di guida, paese di rilascio e data di scadenza
• Numero di passaporto o carta d'identità nazionale (ove richiesto per i noleggi transfrontalieri)

3.2 Dati di prenotazione e noleggio

• Luoghi di ritiro e riconsegna (ad es. Aeroporto Chopin di Varsavia, Aeroporto di Modlin, hotel del centro città)
• Date di noleggio, durata e categoria del veicolo selezionata
• Servizi aggiuntivi richiesti (seggiolino per bambini, GPS, upgrade dell'assicurazione)
• Destinazioni per noleggi di sola andata (ad es. Varsavia - Cracovia, Varsavia - Danzica)
• Numeri di conferma della prenotazione e registri del contratto di noleggio

3.3 Informazioni di pagamento

Non memorizziamo i dati completi delle carte di pagamento sui nostri server. Le transazioni di pagamento sono elaborate da fornitori terzi certificati che rispettano lo standard di sicurezza dei dati del settore delle carte di pagamento (PCI-DSS). Potremmo conservare riferimenti limitati alle transazioni (come numeri di carta parziali o ID transazione) esclusivamente per gestire rimborsi o risolvere controversie. Il nostro servizio è progettato per accettare pagamenti con carta di debito senza blocco del deposito.

3.4 Dati di navigazione e tecnici

• Indirizzo IP e posizione geografica approssimativa
• Tipo di browser, versione e identificativi del dispositivo
• Pagine visitate, tempo trascorso sul sito e fonte di provenienza
• Identificativi dei cookie e dati di sessione (consulta la nostra informativa sull'uso dei cookie)

3.5 Dati di localizzazione

Se acconsenti ai servizi di localizzazione nel tuo browser, potremmo raccogliere dati di geolocalizzazione approssimativi per suggerire punti di ritiro vicini a Varsavia, comprese le aree nei pressi di importanti punti di riferimento come il Castello Reale, il Palazzo della Cultura e della Scienza o la Barbacane di Varsavia. Questi dati non vengono conservati oltre la sessione attiva, a meno che tu non salvi esplicitamente un indirizzo di ritiro preferito.

4. Come utilizziamo i tuoi dati

Trattiamo i tuoi dati personali sulla base giuridica e per le finalità indicate di seguito:

4.1 Esecuzione di un contratto

• Elaborazione e conferma della tua prenotazione di noleggio auto
• Organizzazione della logistica di ritiro e riconsegna del veicolo nelle sedi di Varsavia
• Coordinamento con i fornitori di assicurazione per coprire il periodo di noleggio
• Emissione di contratti di noleggio, fatture e ricevute
• Gestione di modifiche, cancellazioni e rimborsi

4.2 Legittimo interesse

• Fornire assistenza clienti prima, durante e dopo il noleggio
• Migliorare le prestazioni, la sicurezza e i contenuti del nostro sito web
• Rilevare e prevenire prenotazioni fraudolente o uso improprio dei nostri servizi
• Mantenere registri interni per la gestione della flotta e la pianificazione operativa

4.3 Obblighi di legge

• Conformità alla normativa polacca sulla circolazione stradale e agli obblighi di segnalazione assicurativa
• Risposta a richieste legittime da parte delle autorità o dei tribunali polacchi
• Conservazione dei registri finanziari come richiesto dalla normativa fiscale polacca (ustawa o rachunkowosci)

4.4 Marketing basato sul consenso

Con il tuo consenso esplicito, potremmo inviarti email promozionali su offerte, promozioni stagionali e consigli sul noleggio auto a Varsavia e in Polonia. Puoi revocare questo consenso in qualsiasi momento cliccando sul link di cancellazione presente in qualsiasi email di marketing oppure contattandoci direttamente all'indirizzo [email protected]. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

5. Condivisione dei dati con terze parti

Non vendiamo i tuoi dati personali. Li condividiamo solo nelle seguenti circostanze con partner fidati, vincolati contrattualmente alla loro protezione:

• Fornitori di servizi di pagamento: fornitori conformi a PCI-DSS che gestiscono le transazioni con carta per nostro conto. Ricevono solo i dati necessari per autorizzare ed elaborare i pagamenti.
• Fornitori di assicurazione: assicuratori autorizzati operanti in Polonia che richiedono i dati del conducente per sottoscrivere l'assicurazione del noleggio inclusa nella prenotazione.
• Integratori di prenotazione e gestione della flotta: partner tecnologici che alimentano il nostro sistema di prenotazione e aiutano a coordinare la disponibilità dei veicoli nelle sedi di ritiro di Varsavia.
• Autorità legali e regolatorie: quando richiesto dalla normativa polacca o dell'UE applicabile, inclusi i casi di incidente stradale, infrazione di parcheggio o ordine del tribunale.

Tutti i responsabili del trattamento terzi sono tenuti a trattare i dati solo secondo le nostre istruzioni documentate e a mantenere adeguate misure di sicurezza tecniche e organizzative.

6. Periodi di conservazione dei dati

Conserviamo i tuoi dati personali solo per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, o per il periodo richiesto dalla legge:

• Registri di prenotazione e noleggio: conservati per 5 anni dalla fine del periodo di noleggio, in conformità agli obblighi del diritto civile e commerciale polacco.
• Dati finanziari e di fatturazione: conservati per 5 anni come richiesto dalla normativa contabile polacca.
• Comunicazioni con l'assistenza clienti: conservate fino a 2 anni dopo la risoluzione della richiesta.
• Registri del consenso al marketing: conservati fino alla revoca del consenso, più 1 anno successivo per finalità di audit.
• Dati di analisi del sito e di navigazione: dati aggregati conservati fino a 26 mesi; i dati delle singole sessioni vengono eliminati dopo 13 mesi.

Quando i dati non sono più necessari, vengono eliminati in modo sicuro o anonimizzati in conformità alle nostre procedure interne di conservazione dei dati.

7. I tuoi diritti ai sensi del GDPR

In qualità di interessato ai sensi della normativa UE e polacca, hai i seguenti diritti in relazione ai tuoi dati personali:

• Diritto di accesso: puoi richiedere una copia dei dati personali che conserviamo su di te, gratuitamente, entro 30 giorni dalla tua richiesta.
• Diritto di rettifica: puoi chiederci di correggere eventuali dati inesatti o incompleti che conserviamo su di te, comprese le correzioni ai dati della patente o alle informazioni di contatto.
• Diritto alla cancellazione: puoi richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali quando non sono più necessari per la finalità per cui sono stati raccolti, fatte salve le nostre obbligazioni di conservazione previste dalla legge.
• Diritto alla portabilità dei dati: quando il trattamento si basa sul tuo consenso o su un contratto, puoi richiedere che ti forniamo i tuoi dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
• Diritto di opposizione: puoi opporti in qualsiasi momento al trattamento basato sui nostri legittimi interessi o al marketing diretto.
• Diritto di limitazione del trattamento: puoi richiedere che limitiamo l'uso dei tuoi dati in determinate circostanze, ad esempio mentre è in corso l'esame di una richiesta di rettifica.
• Diritto di revocare il consenso: quando il trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Per esercitare uno di questi diritti, contattaci all'indirizzo [email protected]. Ti risponderemo entro 30 giorni. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo polacca: il Presidente dell'Ufficio per la protezione dei dati personali (Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych, UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, Poland.

8. Misure di sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i tuoi dati personali da perdita accidentale, accesso non autorizzato, divulgazione, alterazione o distruzione. Queste misure includono:

• Crittografia TLS per tutti i dati trasmessi tra il tuo browser e i nostri server
• Controlli di accesso che limitano l'accesso ai dati al solo personale autorizzato
• Valutazioni di sicurezza periodiche e procedure di aggiornamento del software
• Due diligence sui responsabili del trattamento terzi e obblighi contrattuali di protezione dei dati
• Pseudonimizzazione dei dati personali, ove appropriato, per finalità analitiche

Sebbene ci impegniamo a proteggere i tuoi dati, nessuna trasmissione su Internet o sistema di archiviazione elettronica è sicuro al 100%. Se sospetti un uso improprio dei tuoi dati, contattaci immediatamente.

9. Trasferimenti internazionali di dati

Le nostre principali attività di trattamento dei dati si svolgono all'interno dello Spazio economico europeo (SEE). Qualora un fornitore di servizi terzo tratti dati al di fuori del SEE, ci assicuriamo che siano in atto adeguate garanzie, come le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea, per garantire un livello equivalente di protezione dei dati.

10. Aggiornamenti dell'informativa

Potremmo aggiornare periodicamente la presente Informativa sulla privacy per riflettere cambiamenti nelle nostre pratiche, nei nostri servizi o nei nostri obblighi legali. Quando apportiamo modifiche sostanziali, aggiorneremo la data di entrata in vigore in cima a questa pagina e, ove opportuno, ti informeremo via email. Ti invitiamo a consultare periodicamente questa informativa. L'uso continuato del nostro sito web o dei nostri servizi dopo eventuali modifiche costituisce accettazione dell'informativa aggiornata.

La presente informativa è stata revisionata e aggiornata l'ultima volta nel 2024.

11. Contatti per richieste sulla privacy

Se hai domande, dubbi o richieste relative alla presente Informativa sulla privacy o alle nostre pratiche di trattamento dei dati, contattaci:

[email protected]
Varsavia, Voivodato della Masovia, Polonia
+1 (859) 961-2952

Ci impegniamo a rispondere a tutte le richieste relative alla privacy entro 5 giorni lavorativi. Per le richieste formali di esercizio dei diritti dell'interessato, risponderemo entro 30 giorni di calendario, come richiesto dall'articolo 12 del GDPR.